استاد شدن در مدیریت زمان با این تکنیک ها

مجموعه: برای زندگی بهتر

مدیریت زمان چیست

همه چیزدرباره مدیریت زمان 

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، فرآیند برنامه ریزی و سازمان دهی کارها یا رویدادها است. به عبارتی ديگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر ميزان زمان صرف شده برای فعالیت های خاص، به خصوص با مقصود افزایش اثرگذاری، کارایی یا بهره وری است.

مدیریت زمان علاوه بر زندگی کاری، زندگی شخصی و تحصیلی ما را هم در دنیای مدرن امروز، میتواند تحت‌تأثیر  قرار دهد بگونه ای که حتی عده ای معتقدند مدیریت زمان خوب، مساوی است با تعادل زندگی کاری و زندگی شخصی.

فواید مدیریت زمان

فواید مدیریت زمان 

مهم ترین فواید به کار بردن تکنیک های مدیریت زمان عبارتند از:

- مدیریت زمان منجر به بهره وری و کارایی بیشتر می شود.

- مدیریت زمان وجهۀ حرفه ای بهتری به شما می دهد.

- مدیریت زمان استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.

- مدیریت زمان سبب افزایش موقعیت ها برای پیشرفت می شود.

- مدیریت زمان مساوی است با استفاده بیش از فرصت ها

- مدیریت زمان منجر به ایجاد حس خشنودی شخصی می شود.

- مدیریت زمان سبب کسب تعداد نتایج موفق بیش از گذشته می گردد.

- مدیریت زمان سبب تقویت اعتماد به نفس می شود

- مدیریت زمان موقعیت های بهتر برای دستیابی به مقاصد مهم زندگی و هدف های شغلی را فراهم می آورد.

تکنیک هایی برای مدیریت زمان

زدودن غیر ضروری ها از تکنیک های مهم مدیریت زمان

یکی از مشکلاتی که همه ما درگیر آن هستیم صرف وقت های اضافه برای کارهایمان است. بنابراین با مدیریت و برنامه ریزی زمان میتوانید ، این زمان های اضافه برای انجام کارها را بکاهید زیرا حذف کردن غیرضروری ها، زندگی شما را سازنده تر و موثر تر خواهد کرد. هر چیزی که از رسیدن به هدف اصلی جلوگیری می کند، میتواند غیرضروری باشد. به عنوان مثال چنانچه هدفتان چک کردن ایمیل است احتیاج به صرف 45 دقیقه زمان برای گشتن در فیسبوک نیست.

در مدیریت زمان باید کارها در ساعت مشخصی انجام شود بنابراین نباید زمان های زيادي را برای کارهای فرعی قرار داد زیرا صرف این زمان سبب می شود که کارها به موقع انجام شوند. شما باید کارهای ضروری و غیر ضروری زندگی تان را معلوم کنید و با انجام چنين کارهایی، نیازهای حقیقی زندگی خویش را بشناسید.

یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید

برای این که یک ساعت به کارهای خود اضافه نمایید، توصیه می کنیم که یک ساعت زودتر از خواب برخیزید. این چنین از بقیه یک ساعت بیشتر وقت خواهید داشت.

مدیریت زمان

مهارت “نه” گفتن

با توجه به اینکه این مهارت یکی از مهم ترین عوامل موفقیت و رشد فردی همه ما محسوب می شود ، قطعاً تاثیرگذاری زيادي در مدیریت زمان هم دارد.

زمانی را به یاد آورید که مشغول انجام کار مهمی هستید و در همین هنگام دوست عزیز شما تماس میگیرد و از شما در خواست می کند که با او به خرید بروید یا این که شما را دعوت به یک میهمانی می کند، و شما به علت این که نه گفتن برایتان سخت است، می پذیرید.

خب نتیجه چه میشود؟ مسلماً نتیجه آن نرسیدن به کار های خودتان است و بعد به فکر این خواهید افتاد که چه طور مدیریت زمان داشته باشید و بهترین بهره را ببرید. درصورتی که در این جا شما اصلا احتیاج به روش های مدیریت زمان ندارید! بلکه باید مهارت نه گفتن خودتان را افزایش دهید تا زمان مهم خودتان را به دیگران اختصاص ندهید.

از قبل برنامه ریزی کنید

یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت زمان، آغاز روزها بدون برنامه ریزی آنچه باید انجام شود است. زمانی که برای برنامه ریزی صرف می کنید، در مقایسه با زمانی که برای انجام دادن کارها بدون هدف و برنامه لازم است بسیار کم تر است. در پایان هرروز لیستی از کارهایی که باید در روز بعد انجام شود تهیه کنید. هر صبح فهرست کارهای خود را اولویت بندی نموده و آغاز بکار کنید.

از انجام همزمان کارها خودداری کنید

بسیاری بر این باورند که انجام همزمان کارها روشی کارآمد برای مدیریت زمان است. اما حقیقت این است، که وقتی روی یک چیز متمرکز هستید، کار بهتری ارائه خواهید کرد. غالباً، هنگامی که سعی می کنید چند کار را همزمان انجام دهید، چندان موفق عمل نمی کنید و به نتیجه دلخواه نمی رسید. انجام چند کار به صورت همزمان مانع بهره وری شما خواهد شد. بنابراین اگر می خواهید مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید، باید از این کار پرهیز کنید.

تکنیک های مدیریت زمان

اولویت بندی ازمهمترین عناصر کسب مهارت در مدیریت زمان است

ضعف در اولویت بندی اهداف سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه از علل مهم کمبود زمان و شکست در مدیریت زمان است. هر اندازه روی مدیریت زمان و برنامه ریزی و اولویت بندی کارها قبل از شروع آنها زمان بگذارید کارهای مهمتری را خواهید کرد و موقعی که کاری را آغاز کردید سریعتر آن را به اتمام خواهید رساند.

هر اندازه کاری برای شما مهمتر و باارزش تر باشد انگیزه برای غلبه بر تنبلی و دست به کار شدن بیشتر خواهد شد. توانایی تجزیه و تحلیل لیست کارها و مشخص کردنِ مهمترین کار سکوی پرشی است که شما را به بالاترین سطوح مدیریت زمان، موفقیت، اعتماد به نفس، عزت نفس و افتخار پرتاب می کند.

عادت های بد را حذف کنید.

یکی از بزرگ ترین عوامل اتلاف وقت برای ما عادات بد هستند، چه تماشای سریال های تلویزیون و ماهواره باشد، چه گشت زدن در شبکه های اجتماعی، بازي، بیرون رفتن با دوستان برای دور دور و غیره… همگی عادات بدی هستند که زمان کم و گرانبها را از ما می گیرند.

روشهای مدیریت زمان

عملکرد چند وظیفه ای

مهارت انجام چند کار با هم یا چند وظیفه ای، یک استعداد درون داشتی است که همه ی ما قادر به انجام دادن آن نیستیم. درک این که شما قادر به انجام چنين کاری هستید یا نه بسیار مهم است، چنانچه فکر می کنید استعداد انجام چنين کاری را دارید، در اینصورت یک فرصت استثنایی در اختیار خواهید داشت تا همیشه یک گام جلوتر از دیگران حرکت کنید، ولی اگر نمی توانید، هیچ وقت به خودتان زحمت انجام آنرا ندهید.

بعضی اشخاص در تلاش برای انجام چند تکلیف با هم( هنگامی که نمی توانند آنها را انجام دهند) نتیجه ای بسیار بدتر از انتظار بدست می آورند. تقبل انجام چند کار باهم سبب می شود هیچ کدام از پروژه های مختلفی را که آغاز نموده ایم به آخر نرسانیم و در پایان همه ی کارها درهم و برهم شده و از پایان کار مایوس می شویم.

اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید

اغلب ما در انجام امور دچار وسواس شده و بیش از آن چیزی که احتیاج هست، به جزئیات اهمیت می دهیم. معمولاً اشخاص ایده‌ال گرا دچار چنين حالتی می شوند. بهترین شیوه این است که با نگاهی به عملکرد قبل خویش، از آن درس گرفته و تلاش کنید به آينده و کاری که قرار است انجام دهید معطوف شوید تا بتوانید بسياري از امور را اصلاح کنید.

گردآوری: بخش روانشناسی بیتوته