سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

مجموعه: اخبار تکنولوژی

امروزه در سراسر دنیا، هر مدیر دانا و دور‌اندیشی به دنبال این است که بهره‌وری شرکت، سازمان و یا مؤسسه زیر نظر خود را تا حد امکان بالا ببرد. به همین منظور این مدیران از روشها و راهکارهای جدید برای مدیریت فرآیندهای داخل سازمان استفاده می‌نمایند.

جهت اینکه یک مدیر موفق بتواند به جلو حرکت کند باید به اطلاعات صحیح سازمانی و آمارها به راحتی دسترسی داشته باشد و بر انبوه اطلاعات فرم‌ها، اسناد، مدارک و نامه‌‌ها از داخل سازمان خود و یا حتی از راه دور، مسلط باشد. این کار نیازمند یکسری ابزار و وسیله می باشد.

پس از گذشت مدت زمانی کوتاه، در یک سازمان، شرکت و یا مؤسسه، آنقدر اطلاعات جمع می‌شود که اگر  مدیریت نشود، بجای اینکه یک سرمایه گرانقدر برای آن سازمان به حساب آیند، مانند غل و زنجیری به پای مدیران آن سازمان، حرکت آنها را کندتر و کندتر می‌کند و فکر آنها را از آینده به حال معطوف می‌سازد.

مدیران برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر، به این سمت روی آورده‌اندکه برای برخی از نیازهای سازمان خود (سیستم­های اداری – مالی- مدیریت منابع انسانی- اطلاعات مدیریت و عملیات مکانیزه سازمانی) بسترهای اطلاعاتی آماده کنند تا سازمان خود را از سیستمهای سنتیِ مبتنی بر کاغذ نجات دهند و به سمت سیستمهای الکترونیکی و کامپیوتری یکپارچه راهنمایی کنند.

فواید استفاده از اتوماسیون اداری:

با تعریف بالا فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‏ جوئی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از عمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد.برای انتخاب یک اتوماسیون اداری خوب نیز باید مواردی و نکاتی را در نظر بگیریم. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی می گردد. سیستم مکاتبات اداری یا سیستم اتوماسیون اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است.

این سیستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دریافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پیاده سازی این سیستم، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است، بایگانی الکترونیکی، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی می باشد.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریق سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.