نرم افزار حسابداری

مجموعه: اخبار علمی و آموزشی

تاریخ انتشار : چهارشنبه, 03 دی 1399 14:28

نرم افزار حسابداری

این روزها اگر سری به دانشگاه‌های سراسر کشور بزنید، درمی‌یابید شمار زیادی از دانشجویان در حال تحصیل در رشته حسابداری می‌باشند. و اکثریت آن‌ها بر این عقیده‌اند که می‌توانند از طریق این رشته، درآمد قابل توجهی را به جیب بزنند.

اما مسئله‌ای که همواره به آن اشاره می‌شود؛ اگر شما نتوانید در رشته تحصیلی خود متخصص شوید؛ نتوانید نکات کاربردی و مهم آن را بیاموزید، قطعا نمی‌توانید کسب‌ درآمد کنید. از جمله راه‌هایی که برای رسیدن به درآمد برای محصلان این رشته وجود دارد، فراگیری نرم‌ افزار حسابداری است. امروزه نرم‌افزارهای متفاوتی با توجه به نیاز افراد به دنیا معرفی شده است اما تاکنون فکر کرده‌اید که کدام یک از افزارها برای شما مفید است؟ آیا نسبت به مزایا و معایبی که این نرم‌افزارها با خود به همراه دارند آگاهید؟ در ادامه این مقاله در نظر داریم توضیحاتی در این راستا ارائه دهیم. با ما همراه باشید.

آشنایی با حسابداری

قبل از اینکه به سراغ نرم‌افزار حسابداری برویم، بیایید کمی با شغل حسابداری آشنا شوید. حتما با مفهوم سیستم آشنایی دارید، از حسابداری هم به عنوان یک سیستم یاد می‌شود. سیستمی که فرآیند جمع‌آوری، طبقه‌بندی، ثبت، خلاصه ‌کردن اطلاعات و تهیه گزارش‌های مالی و صورت‌های حساب‌ داری در شکل‌ها و مدل‌های خاص را برعهده دارد. معمولا افرادی که در سازمان‌ها مشغول به فعالیت هستند، یا مدیران یک سازمان یا هر کسب‌ و کار دیگری که محصول یا خدماتی را در معرض فروش می‌گذارند به سراغ حسابداری می‌روند زیرا به اطلاعاتی که از آن بدست می‌آید احتیاج دارند. به همین دلیل است که به افرادی که تحصیلات دانشگاهی ندارند دفتردار گفته می‌شود نه حسابدار.

مطالعه کنید : حسابداری آنلاین (ابری قیاس)

نرم‌افزار حسابداری را بشناسید

نرم‌افزار حسابداری این وظیفه را برعهده دارد تا نیاز شما را در حوزه تولید کالا و خدمات، برطرف نماید. همچنین باید این توانایی را داشته باشد که به طور کاملا بهینه و هوشمندانه دخل و خرج سازمان یا شرکت شما را کنترل و مدیریت نماید. مسئله اینجاست که امروزه نرم‌افزاری در حسابداری وجود ندارد که بتوانید تمامی فعالیت‌های یک کسب‌وکار را پوشش دهد. از همین ‌رو هر کسب‌وکار فعال باید با توجه به نیازسنجی موثری که انجام داده و با توجه به اهداف و رفتار سازمانی تدوین شده به سراغ نرم‌افزاری متناسب با فرآیندهای مالی درون و برون سازمان برود.

برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری باید حد و اندازه سازمان خود و شرکتی که در آن مشغول به فعالیت هستید را در نظر داشته باشید. زیرا در برخی موارد نیاز پیدا خواهید کرد که نرم‌افزار مالی اختصاصی خود را طراحی کنید. البته باید این مسئله را متذکر شویم که انتخاب نادرست نرم افزار حسابداری می تواند هزینه‌ها را به مقدار زیادی افزایش دهد و حتی منجر به اختلال در فعالیت مالی سازمان یا شرکت شود. درواقع به واسطه متغیر بودن استانداردهای حسابداری و فرم‌ها و شیوه‌ نامه ‌های حسابرسی و مالیاتی و ارزش افزوده و… برای انتخاب یک نرم افزار مناسب همواره با مشکل روبرو هستید. اینجاست که حضور یک مشاور تخصصی در کنار شما می‌تواند شما را به یک سیستم هوشمند مدیریت مالی برساند.

انواع نرم افزار حسابداری

انواع نرم افزار حسابداری چه قابلیت هایی دارند؟در گذشته عملیات نگهداری حساب ها، دفاتر و اسناد مالی شرکت ها و کسب و کارها به صورت دستی انجام می شد. این کار علاوه بر صرف وقت بسیار، خالی از اشتباه هم نبود. امروزه استفاده از انواع نرم افزار حسابداری و خودکار شدن بسیاری از ثبت های مالی علاوه بر صرفه جویی در وقت، تا حد بسیار زیادی از بروز اشتباهات در حساب و کتاب مالی نیز جلوگیری می‌کند.

نرم افزار حسابداری قیاس شاپ

اما انواع نرم افزار حسابداری مناسب دارای چه امکاناتی است؟

مسلما هر کس برای خود ایده هایی برای انتخاب یک نرم افزار مالی خوب در ذهن دارد. انتخابی که اگر به درستی انجام نشود، ممکن است موجب تضعیف موقعیت شغلی یا از رفتن آن شود. حتی ممکن است انتخاب نادرست پکیج حسابداری و مالی، فعالیت عادی شرکت را دچار اختلال یا حتی توقف کند.

ویژگی های یک پکیج حسابداری مناسب:

 مطابقت داشتن با استانداردهای مجموعه

یکی از مسائل مهم در انتخاب یک پکیج حسابداری این است که یک نرم افزار باید با استانداردهای مجموعه شما هماهنگی داشته باشد به طور مثال ممکن است شما نیاز داشته باشید.

که پکیج حسابداری شما با سایت و یا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما در ارتباط باشد بهترین راه حل گرفتن مشورت از مهندسین نرم افزار برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب با استاندارد های نرم افزاری است که در مجموعه شما رعایت می شود.

ارائه گزارش‌های آماری مناسب

در دنیای پُرتلاطم کسب ‌و کارها، اطلاعات مهم‌ترین ابزار هستند. با تکیه ‌بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند. تحقیقات نشان می‌دهد، بیش از ۷۰ درصد کسب ‌و کارها در دو سال نخست تاسیس، به ‌دلیل عدم‌ دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، ورشکسته می‌شوند.

 ساختار منسجم:

صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متفاوت و متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین‌ کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، در نهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی پکیج حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌ شکلی سازمان ‌یافته‌تر دردسترس خواهد بود.

انعطاف پذیری

زمانی که می خواهید یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید یک مسئله مهم، مسئله ی انعطاف پذیری است از این جهت که یک پکیج حسابداری چقدر قابلیت دارد تا خود را با نیازهای شما هماهنگ کند؟ شما باید بتوانید به راحتی گزاراشات جدیدی را در پکیج حسابداری خود طراحی کنید و یا حتی بتوانید گزارشات موجود را ویرایش و تغییراتی در آنها انجام دهید.

پس در هنگام خرید دقت کنید که نرم افزار حسابداری که قصد خرید آن را دارید به اندازه مورد نیاز شما انعطاف پذیر باشد.

 تضمین امنیت اطلاعات

از مهم‌ترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات بخش مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات (مثل سرقت) می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم‌ افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه‌دهنده نرم‌ افزار، رضایت‌مندی مشتریان و اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.

خدمات پس از فروش

پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن تکیه کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم‌ افزاری است. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است تا سازمان بتواند به ‌شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند

سادگی و کاربرپسند بودن

از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت تولیدکننده‌ای مانند مایکروسافت، ارائه نرم‌ افزاری کاربرپسند و ساده است. حسابدار باید بتواند به ‌راحتی بر نرم افزار مسلط شود و به ‌سرعت بتواند کار با آن را شروع کند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم‌ افزار، ویژگی کم‌ یابی است که اگر حسابداران و مدیران مالی به آن دست یابند بهره‌وری کاری شان افزایش و تنش‌های کاری شان کاهش می‎یابد.

 قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید؛

چطور پکیج حسابداری انتخاب کنیم؟

انتخاب یک پکیج حسابداری نباید پیچیده باشد. در اینجا سه سؤال را مطرح می‌کنیم که هنگام انتخاب نرم‌افزار باید مد نظر داشته باشید:

۱.چه انتظاراتی از یک پکیج حسابداری دارید؟

۲. نوع کسب کار شما چیست؟ خدماتی؟ پیمانکاری فروشگاهی؟

۳. چه بودجه ای را برای این کار در نظر گرفته اید؟

در ادامه مقاله پاسخ این سوال ها را با هم دقیق تر بررسی می کنیم:

برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان، اولین قدم بررسی دلایل اصلی‌ نیاز شما به چنین نرم‌ افزاری در وهله نخست است. برای برخی از کسب و کارها، استفاده از صفحات اکسل یا حتی دفتر حساب دست‌نویس کافی است. البته برای بسیاری، سهولت و کارایی نرم افزار حسابداری، آن را گزینه بهتری برای انتخاب می‌کند.

استفاده از نرم افزار حسابداری درست از شروع کار، کسب و کارتان را برای موفقیت در طول مسیر آماده می‌کند. شروع استفاده از نرم افزار حسابداری از همان روز اول تا به کارگیری آن پس از چند ماه یا حتی چند سال استفاده از اکسل یا دفتر حساب دست‌نویس بسیار مفیدتر است.

اگر برای گسترش کسب و کارتان برنامه ریزی کرده‌اید، یا حتی اگر کسب و کارتان به سرعت در حال رشد است، یک سیستم حسابداری دستی ناکارآمد و پیچیده می‌شود. اگر از نرم افزار حسابداری استفاده کنید می‌توانید زمان و پول بسیار زیادی را برای کسب و کار در حال رشدتان، با خودکار کردن فرایندها و انعطاف بالای آن با کسب و کارتان صرفه‌جویی کنید.

با انجام وظایف مختلف از حقوق و دستمزد تا معاملات روزانه، پکیج حسابداری می‌تواند تمام بخش‌های عملیات شما را یکپارچه کرده و به طور خودکار داده را از سیستم‌های دیگر، مانند سیستم انبارداری و موجودی کالا، سیستم فروش، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و دیگر زیر سیستم‌های مرتبط وارد کند.

همه سیستم‌های حسابداری مشابه هم نیستند. برای کسب و کارهای کوچک، برخی از سیستم‌های حسابداری معمول بیش از حد پیچیده و با ویژگی‌های غیر ضروری همراه هستند. اگر نرم افزاری که در حال حاضر در اختیار دارید بیش از حد پیچیده است، راه‌ حلی که مخصوص کسب و کارهای کوچک ساخته شده است گزینه بسیار بهتری است.

و اما در پاسخ به سوال آخر و هزینه ای که یک نرم افزار حسابداری برای شما دارد، این نکته را در نظر داشته باشید که محصولات نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی‌هایی که انتخاب می‌کنید هزینه‌های متفاوتی دارند. بسیاری از ارائه دهندگان، بسته های متعددی با قیمت ها و امکانات متفاوت در اختیار شما قرار می دهند. برخی از آنها، نسخه‌های محدود و آزمایشی را با امکانات پایه یا محدودیت تعداد کاربر و تعداد سند ارائه می‌کنند.

قیمت بسته های  نرم افزار حسابداری فروشگاهی با قیمت پایه و محدود معمولا قیمت پایین تری دارند و با اضافه شدن امکانات بیشتر قیمت، متناسب با آن امکانات افزوده خواهد شد.

ویژگی‌هایی که معمولا به هزینه‌ها اضافه می‌شوند شامل تعداد کاربران بیشتر در شبکه، چند شرکتی بودن و خدمات پشتیبانی کامل‌تر است.

کلام آخر

در این مقاله تلاش کردیم شما را با حسابداری و البته نرم‌افزار حسابداری و ویژگی‌هایی که یک نرم ‌افزار شرکتی یا سازمانی باید داشته باشد، توضیحاتی خدمت شما ارائه دهیم. امیدواریم که این محتوا بتواند نیاز شما را برآورده سازد. هرچند که کارشناسان ما می‌توانند به هرگونه ابهامی که در این راستا در ذهن شما وجود دارد پاسخ دهند. تنها کافیست به بخش  تماس با ما قیاس (کلیک کنید) مراجعه نمائید.

منبع : وبلاگ قیاس