فضایی پویا و خلاق برای کار؛ تجربه کار در فضای کار اشتراکی

مجموعه: اطلاعات مشاغل

فضای کار اشتراکی محیطی اشتراکی برای کار کردن است

فضای کار اشتراکی: گامی نوین در دنیای کار

شرکت‌های با اندازه‌ها و فعالیت‌های مختلف در حال کشف مزایای فضاهای کار اشتراکی هستند. خواه بخواهید تعدادی کارمند جدید، یک تیم کامل یا کل عملیات خود را در فضایی اشتراکی جای دهید، این کار می‌تواند در هزینه، زمان و استرس خرید و نگهداری یک دفتر اختصاصی برای شرکت شما صرفه‌جویی کند.

در این مقاله از بیتوته ، همه چیزهایی را که باید در مورد فضای کار اشتراکی بدانید به شما می‌گویند تا بتوانید انتخاب درستی برای کسب‌وکار خود داشته باشید.

فضای کار اشتراکی با نام‌های مختلفی شناخته می‌شود

فضای کار اشتراکی چیست؟

فضای کار اشتراکی، دفتر یا محیطی دیگر است که در آن افراد خوداشتغال یا کارمندانی از شرکت‌های مختلف، تجهیزات، ایده‌ها و دانش خود را برای بهبود شرایط همه به اشتراک می‌گذارند. 

علاوه بر این، مفهوم فضای کار اشتراکی فراتر از یک مکان فیزیکی (جایی که افراد مختلف گرد هم می‌آیند) است و به حوزه‌ای از یک جامعه مبتنی بر اعتماد متقابل، ارزش‌های مشترک و هم‌افزایی ناشی از کار در کنار متخصصان هم‌فکر دیگر، وارد می‌شود.

فضای کار اشتراکی با نام‌های مختلفی شناخته می‌شود، از جمله:

• فضای کار اشتراکی (Coworking)

• فضای کار جمعی (Collective)

• فضای کار مشارکتی (Collaborative)

• فضای اداری موقت (Temporary)

• فضای اداری انعطاف‌پذیر (Flexible)

برخی حتی آن را دفتر مجازی می‌نامند، زیرا روشی آسان برای ایجاد یک آدرس پستی بدون هزینه‌های اجاره و تأمین نیروی انسانی برای دفتر اختصاصی خود است.

افراد زیادی می‌توانند از استفاده از فضای کار اشتراکی سود ببرد

فضای کاری مشترک چه تفاوتی با اشتراک گذاری دفتر دارد؟

نام رایج دیگری که ممکن است در ارتباط با فضای کاری مشترک بشنوید، اشتراک گذاری اداری است. در ظاهر، این دو اصطلاح ممکن است مترادف به نظر برسند، اما در واقع مفاهیم بسیار متفاوتی هستند. اشتراک دفتر ترتیبی است که در آن شرکتی که مالک یا مدیریت یک فضای بزرگ است دفاتر اضافی را به یک شرکت کوچکتر اجاره می دهد.

بنابراین، برای مثال، تصور کنید که اینتل یک فضای اداری بزرگ را اجاره می کند، اما به هر دلیلی، تنها از سه چهارم آن فضا استفاده می کند. ممکن است اینتل یک چهارم دیگر را به یک شرکت معماری یا یک آژانس تبلیغاتی یا یک گروه مشاوره اجاره دهد. بنابراین، آنها یک دفتر را با یک تجارت دیگر به اشتراک می گذارند.

اینتل از یک دارایی استفاده نشده درآمد دریافت می کند، در حالی که کسب و کار دیگر به یک محیط اداری حرفه ای دسترسی پیدا می کند که در غیر این صورت ممکن است قادر به پرداخت آن نباشند.

این برخلاف فضای کاری مشترکی است که توسط یک شرکت شخص ثالث (مانند Bond Collective) مدیریت می‌شود که در آن اینتل، شرکت معماری، آژانس تبلیغاتی، گروه مشاوره و دیگران دفاتر یا میزهایی را اجاره می‌کنند و با هم در یک فضا کار می‌کنند.بنابراین، همه آنها در یک فضای کاری مشترک با بسیاری از مشاغل دیگر فعالیت می کنند.

فضای کار اشتراکی مناسب کیست

فضای کار اشتراکی مناسب چه کسانی است؟

طیف گسترده‌ای از متخصصان، از استارت‌آپ‌ها تا افراد دورکار، مشتریان معمول فضاهای کار اشتراکی هستند. با شروع تجدید ارزیابی شرکت‌ها در مورد استراتژی استقرار فضای کاری در دوران پس از همه‌گیری، فضاهای کار اشتراکی به راه‌حلی مطلوب برای انعطاف‌پذیری کارکنان و جایگزینی مقرون‌به‌صرفه‌تر نسبت به محیط‌های اداری سنتی تبدیل شدند.

1. فریلنسرها و دیجیتال نومد: اکثر فریلنسرها و دیجیتال نومد در خانه یا کافه کار می‌کنند. با این حال، کار کردن در خانه بدون تعامل بیرونی می‌تواند خسته‌کننده، غیر الهام‌بخش و منزوی باشد. اگر به کافه بروید، ممکن است حواس‌پرتی‌های بیشتری وجود داشته باشد که تمرکز کردن را دشوار می‌کند. بنابراین، فضای کار اشتراکی بهترین و عملی‌ترین گزینه برای کار از راه دور است.

2. کارآفرینان و مشاوران: هر نوع کارآفرین و مشاوره‌ای می‌تواند از استفاده از فضای کار اشتراکی سود ببرد. علاوه بر دسترسی به اینترنت پرسرعت و امکاناتی مانند پرینتر، یک فضای کار اشتراکی همچنین اتاق‌های کنفرانس و جلسات را برای جلسات کاری و ارائه‌ها ارائه می‌دهد.

3. تیم‌های محلی و دورکار : هر روز، شرکت‌های بیشتری در حال کشف مزایای اجاره فضاهای کار مشترک برای واحدهای محلی و از راه دور هستند. بنابراین، اگر ظرفیت صندلی محدودی در دفتر اصلی خود دارید، همیشه می‌توانید تیم‌هایی را به فضاهای کار اشتراکی نزدیک‌تر اختصاص دهید به جای اینکه آن‌ها را در یک فضای کوچک جمع کنید.

4. کارمندان دورکار: همه کارمندان نمی‌توانند تمام هفته را در خانه کار کنند. برخی افراد برای کارآمدی به فضایی شبیه به دفتر نیاز دارند. فضای کار اشتراکی بهترین راه‌حل برای بیرون بردن کارمندان از خانه یا زمانی است که احساس می کنند کمی در خانه محبوس شده‌اند.

شرکت‌های بزرگ و کوچک می‌توانند از فضای کار اشتراکی سود ببرند

آیا کسب و کار شما به یک فضای کار مشترک نیاز دارد؟

بدون دانستن موقعیت منحصر به فرد شما، نمی توانیم دقیقاً به آن پاسخ دهیم، اما می توانیم بگوییم: "احتمالا". 

شرکت‌های بزرگ و کوچک می‌توانند از مستقر کردن افراد، تیم‌ها، بخش‌ها و حتی کل عملیات خود در فضای کار اشتراکی سود ببرند. حتی اگر کسب‌وکار شما از قبل فضایی برای کار داشته باشد یا دفتر خودش را اجاره کرده باشد، باز هم راه‌های زیادی برای استفاده از فضای کار اشتراکی به نفع خود وجود دارد. در اینجا فقط چند سناریو ذکر شده است:

• بیرون رفتن از دفتر فعلی: اگر دیگر در دفتر فعلی خود جا نمی‌شوید، یک فضای کار اشتراکی می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد.

• تشکیل یک تیم وابسته: اگر می‌خواهید تیمی در مکان دیگری داشته باشید، فضای کار اشتراکی می‌تواند گزینه‌ی خوبی باشد.

• ملاقات با سرمایه‌گذاران: می‌توانید برای جلسات با سرمایه‌گذاران، از فضای کار اشتراکی استفاده کنید.

• استخدام کارکنان فصلی یا پروژه‌ای: می‌توانید برای کارمندان فصلی یا پروژه‌ای فضایی در این محیط مشترک در نظر بگیرید.

• کار در سفر با استفاده از کارت روزانه: اگر در سفر کاری هستید، می‌توانید از کارت روزانه این فضاها استفاده کنید و کارهایتان را پیش ببرید.

• گسترش کسب‌وکار به شهر، ایالت یا کشور جدید: می‌توانید برای ورود به بازار جدید، از فضای کار اشتراکی استفاده کنید.

• پذیرایی از مشتریان: می‌توانید برای جلسات مهم با مشتریان، از امکانات این فضا بهره ببرید.

• اجاره اتاق کنفرانس: برای جلسات و کنفرانس‌ها می‌توانید اتاق‌های مخصوص اجاره کنید.

• استفاده از فضای اداری موقت در زمان ساخت‌وساز یا بازسازی: در حین بازسازی یا ساخت‌وساز می‌توانید به طور موقت از این فضا استفاده کنید.

• مکان موقت برای جابه‌جایی دفتر: در زمان جابه‌جایی دفتر، می‌توانید به طور موقت کارهایتان را در این فضا انجام دهید.

• برگزاری رویداد: می‌توانید برای برگزاری رویدادهای مختلف، این فضا را اجاره کنید.

با استفاده از فضای کار اشتراکی، دیگر نیازی نیست نگران توقف فعالیت و از دست دادن درآمد باشید، زمانی که یکی از این موارد یا هر مورد دیگری بر نحوه کار شما تأثیر می‌گذارد.

تیم و کسب‌وکار شما می‌تواند به بهترین کار خود ادامه دهد: ارائه بهترین محصول یا خدمات به مشتریان. همه اینها بدون وقفه‌هایی که باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند.

فضای کار اشتراکی چه مزایا و معایبی دارد

مزایای فضای کار مشترک

1. مدیریت بحران: در قرارداد اجاره سنتی، مدیریت بحران مستقیماً بر عهده شماست. به عنوان مثال، اگر اینترنت خراب شود یا لوله حمام بشکند، باید توجه خود را از کسب و کارتان بردارید تا محیط کاری مناسبی را بازگردانید. این می‌تواند به معنای تلف شدن زمان، انرژی و درآمد باشد. اما زمانی که کسب‌وکار خود را در فضای کار اشتراکی مستقر می‌کنید، مسائل زیرساختی، تیم شما را از کار اصلی‌شان منحرف نمی‌کند.

2. طراحی الهام‌بخش: بهترین فضاهای کار اشتراکی، با در نظر گرفتن طراحی الهام‌بخش ساخته و تزئین شده‌اند. این به معنای الهام‌بخش بودن برای تیم شما، تصویر حرفه‌ای برای کسب‌وکار شما و شگفتی برای مشتریانی است که ممکن است به آنجا بیایند.

3. امکانات: زمانی که کسب و کار خود را در فضای کار اشتراکی Bond Collective مستقر می‌کنید، به طور لحظه‌ای به امکانات زیادی دسترسی پیدا می‌کنید که هر زمان که نیاز داشته باشید در دسترس هستند.

4. همکاری: همکاری به معنای کار با هم در یک رابطه سودمند متقابل برای ارائه محصولات، خدمات یا راهنمایی است که هر طرف برای پیشرفت نیاز دارد. در فضای کار اشتراکی، تیم شما با متخصصان از انواع مختلف کسب و کار در کنار هم کار می‌کند. این نزدیکی به شما امکان همکاری با مدیران عامل، نویسندگان، نمایندگان بازاریابی، طراحان گرافیک، ویراستاران، هنرمندان دیجیتال، عکاسان و متخصصان از همه نوع را می‌دهد.

5. زیرساخت: مراقبت از زیرساخت‌هایی مانند برق، آب، گاز، اینترنت، پشتیبانی فنی و لوازم مصرفی روزانه که تیم شما به آن وابسته است، می‌تواند بخش خوبی از روز کاری شما را به خود اختصاص دهد. حتی اگر روی یک پروژه متمرکز باشید، همیشه کارهای جزئی (مثلاً پر کردن کارتریج تونر و کاغذ در چاپگر) وجود دارد که باید قبل از هر پیشرفتی انجام شود.

6. انعطاف‌پذیری مکان: اساس محیط‌های کاری مدرن، توانایی کار از راه دور است، به خصوص زمانی که الگوهای کار و شیوه‌های کار به طور ناگهانی در طول شب تغییر می‌کنند.

استقرار کسب‌وکار شما در فضای کار اشتراکی که چندین شعبه در شهر محل کار شما یا حتی در سراسر کشور دارد، به این معنی است که تیم شما بیش از هر زمان دیگری به انعطاف‌پذیری مکان دسترسی دارد.

7. کاهش هزینه‌های سربار: مزایا همیشه با میزان کاری که در یک روز انجام می‌دهید سنجیده نمی‌شوند. گاهی اوقات، کسب‌وکار شما از پولی که می‌تواند در حین انجام کارها پس‌انداز کند، سود می‌برد. فضای کار اشتراکی، هزینه‌های سربار را تقریباً به صفر می‌رساند. این به شما این امکان را می‌دهد تا زمان، انرژی و سرمایه سخت‌

قوانین و مقررات فضای کار اشتراکی

سوالات متداول درباره فضای کار اشتراکی

1. فضای کار اشتراکی چیست؟

فضای کار اشتراکی، محیطی اشتراکی برای کار کردن است که افراد مختلف در آن به صورت مستقل از یکدیگر فعالیت می‌کنند. این فضاها برای کارآفرینان، فریلنسرها، استارت‌آپ‌ها و افراد دورکار ایده‌آل هستند.

2. مزایای استفاده از فضای کار اشتراکی چیست؟

• کاهش هزینه‌ها

• افزایش بهره‌وری

• شبکه‌سازی و یافتن فرصت‌های شغلی جدید

• رهایی از تنهایی و انزوا در کار

• دسترسی به امکانات و خدمات اداری

• ایجاد انگیزه و خلاقیت

3. معایب استفاده از فضای کار اشتراکی چیست؟

• حواس‌پرتی

• عدم وجود حریم خصوصی

• سروصدا

• نیاز به رزرو قبلی

4. هزینه استفاده از فضای کار اشتراکی چقدر است؟

هزینه استفاده از فضای کار اشتراکی به عوامل مختلفی از جمله نوع فضای کار، امکانات و خدمات ارائه شده، و موقعیت مکانی آن بستگی دارد.

5. چگونه می‌توان فضای کار اشتراکی مناسب را پیدا کرد؟

برای پیدا کردن فضای کار اشتراکی مناسب می‌توانید از وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌های مختلفی استفاده کنید. همچنین می‌توانید با جستجو در اینترنت و پرس‌وجو از افراد مختلف، فضاهای کار اشتراکی موجود در منطقه خود را پیدا کنید.

6. چه نکاتی را باید قبل از استفاده از فضای کار اشتراکی در نظر داشت؟

- قوانین و مقررات فضای کار اشتراکی را مطالعه کنید.

- امکانات و خدمات ارائه شده توسط فضای کار اشتراکی را بررسی کنید.

- موقعیت مکانی فضای کار اشتراکی را در نظر بگیرید.

- نظرات سایر کاربران را درباره فضای کار اشتراکی مطالعه کنید.

7. آینده فضای کار اشتراکی چگونه خواهد بود؟

پیش‌بینی می‌شود که استفاده از فضای کار اشتراکی در سال‌های آینده رو به افزایش باشد. زیرا این فضاها مزایای بسیاری برای افراد مختلف ارائه می‌دهند.

سخن پایانی

فضای کار اشتراکی، فراتر از یک محل کار ساده، دنیایی از فرصت‌ها را برای کسب‌وکارها و افراد در دنیای کار مدرن می‌گشاید. این فضاها با ارائه انعطاف‌پذیری، امکانات و مزایای متعدد، بستری ایده‌آل برای رشد، نوآوری و همکاری به وجود می‌آورند. انتخاب فضای کار اشتراکی مناسب، گامی مهم در مسیر موفقیت شما خواهد بود.

گردآوری:بخش دانش کسب و کار بیتوته