گزارش کار |اصولی که باید در گزارش نویسی رعایت کنید

مجموعه: برای زندگی بهتر

مزایای گزارش نویسی در کار، تحصیل و تحقیقات

گزارش نویسی چیست ؟

گزارش در لغت به معنی اظهار نظر کردن، در میان نهادن، شرح و تفسیر کردن است. گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند و گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «سالم نویسی» و «ساده نویسی» استوار باشد.

در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد. مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.

گزارش‌ می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

- توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها

- تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد.

- ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان

- بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی

- توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی

- نتیجه‌گیری

اهمیت گزارش نویسی

بسیاری افراد نوشتن گزارش کار اداری را وقت گیر، کار بیهوده، سخت و صرف انرژی زیادی می‌دانند و فکر می‌کنند حجم کارها و فعالیت های روزانه بالاست و زمانی برای نوشتن گزارش باقی نمی ماند و از ثبت آن سر باز می‌زنند.

عده ای از کارمندان میانی هم هستند که گزارش کار اداری می نویسند؛ اما گزارش آن ها به دلیل عدم رعایت برخی اصول و قواعد، چنگی به دل نمی زند و چندان کاربردی و مثمر ثمر نمی‌باشد.

در صورت رعایت اصول گزارش نویسی می‌توانید عملکرد خود را بالا برده و بهبود بخشید. با گزارش نویسی، ذهن‌تان به مرور نظم گرفته، سرعتتان را بالا رفته و قطعا بازدهی و پیشرفت بیشتری پیدا می‌کنید. احتمالا برخی از همکاران شما هم در محیط کار هستند که با وجودِ فعالیت کم‌تر، به علتِ تسلط بر شیوه‌ی گزارش کردن فعالیت‌ها می‌توانند مُهِم و اثرگذار جلوه کنند و به این شیوه، پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی کنند.

انواع گزارش

- گزارش تحقيقی:

اين گزارش بر مبنای تحقيق خالص آماده می‌شود يعنی انگيزه دانشجو يا هنرجوي محقق در تهيه گزارش، ذوق و علاقه به مطالعه و حل مشكل موردنظر بوده و به منظور بالا بردن سطح اطلاعات و معلومات در زمينه موضوع مورد تحقيق و مطالعه می‌باشد.

طرح تحقيقاتی زمانی كامل محسوب می‌شود كه گزارش نهايی آن نوشته شده باشد. بسياری از تحقيقات هرگز به اطلاع سايرين نرسيده است زيرا محققين نتوانسته‌اند نتايج آنها را به صورت نوشته منتشر كنند. حتی اگر قرار باشد نتيجه يك طرح به صورت شفاهی ارائه گردد، لازم است به غير از آن، گزارش‌نهايی (جامع) تحقيق به صورت كامل نوشته شود.

- گزارش کاری:

اگر کارمند سازمان یا شرکتی هستید، احتمالا باید برای ثبت فعالیت ها و برنامه هایی که انجام می دهید، گزارش کار اداری بنویسید. مثلا به ماموریتی رفته یا به عنوان نماینده مجموعه خود از مکانی بازدید کرده اید؛ یا با افرادی جلسه گذاشته اید. در هر شرایط لازم است خلاصه ای از فعالیتی که انجام داده اید را در قالب گزارش کار اداری مکتوب کرده و به مدیر خود ارائه دهید.

يكی از رايج‌ترين شيوه های ارتباط رسمی و کاربردی با مدیران و ارائه عملکرد درون سازمانی و يا برون سازمانی گزارش کار است. بنا به دلايل مختلف شيوه‌های مديريتی در برخی از سازمان ها و موسسات، در گزارش نویسی از روش مشخصی پيروی می‌شود بنابراین اگر می‌خواهید گزارشِ کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه.

در این سازمان‌ها، دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه‌‌ی گزارش به مقامات مافوق دارند وجود دارد که باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد. آموزش كاركنان سازمان ها يكی از مهمترين عوامل در نظم بخشيدن به اين مهم، با هدف ايجاد يكنواختی در بكارگيری اصول صحيح نگارش و رعايت سلسله مراتب اداری است.

تنظیم یک گزارش کار اصولی و کاربردی

ویژگی‌های یک گزارش کار کامل و کاربردی

- هدف گزارش نویسی:

کاربرد و هدف مورد نظر برای ثبت گزارش بسیار حائز اهمیت است. این اهداف می‌تواند: نتجیه گیری، زمان اختصاصی برای هر کار، روند پیشرفت کاری، تعیین میزان تاثیر هر عامل با توجه به نتایجی که در آینده به دست می‌آید، کاربردی کردن هر عمل و عدم تکرار آن در صورت نیاز و...

- شناخت مخاطب:

چگونگی تنظیم گزارش، مهم ترین عامل در تنظیم آن است. اول از هر چیز باید مخاطب یا مخاطبان خود را در گزارش بشناسید؛ منظور از شناخت این است که برای آن‌ها دقیقا چه چیزهایی اهمیت دارد که شما باید در گزارش‌ خود به آن اشاره کنید.

باید بدانید که مخاطب شما دقیقا به چه اطلاعاتی نیاز دارد و دانستن چه مواردی برای او مهم است؟ در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد.

- مقدمه نویسی در گزارش:

مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید به چه چیزی بپردازید و خلاصه‌ای از از برنامه‌هایی باید انجام شود را مطرح می‌کند. همچنین باید اشاره‌ی کوتاهی هم به نتیجه‌ مورد نظر داشته باشد.

- فهرست:

برای گزارش‌های چند صفحه‌ای و طولانی حتما فهرستی از عناوین تهیه کنید. این کار دسترسی به بخش‌های مختلف گزارش را برای مخاطب ساده‌تر کرده و به او کمک می‌کند، روی محتوای گزارش نیز مرور کلی داشته باشد. از طرفی فهرست‌نویسی، گزارش کار اداری شما را ساختاریافته‌ و حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد.

بدنه‌ی اصلی گزارش

بدنه‌ی اصلی گزارش باید به‌دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به‌خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید.

برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را به‌صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید. همچنین می‌توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید. تمام اطلاعاتی که ارائه می‌دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.

- هدفمند بنویسید:

در حین گزارش نویسی، هدف‌تان باید کاملا واضح باشد. جمله باید شامل یک مضمون و نکته‌ی اصلی باشد و هیچ نکته‌ی اضافی و غیرضروری در جمله گنجانده نشود.

- قابل فهم بودن گزارش:

از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که پس از گذشت زمان نه تنها برای خودتان بلکه دیگران نیز قابل مفهوم باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از برخی از مخففات و نشانه‌های مختص خود اجتناب کنید.

- شکل صحیح کلمات:

اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید به شکل درست ثبت آن توجه داشته باشید. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود، 

- رعایت قواعد دستوری:

به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی( در اندازه ی متعادل) واژگان، دقت شود و حروف ربط مانند از، و، که و … در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند. در نگارش باید کوشید مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و کوتاهی نگاشته شوند.

- مجموعه بندی:

در گزارش، پاراگراف (بند) به معنای مجموعه جمله هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می کنند. استفاده از پاراگراف(بند) باعث: شکستن یکنواختی متن، کمک به درک تقسیم بندی موضوع، آسان کردن رجوع به هر مطلب و جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی.

- توجه به عنوان و سرتیتر:

در گزارش نویسی سعی کنید مواردی که در زمینه کاری مربوط به هم هستند را جدا کرده و عنوان مناسبی برای آن انتخاب کنید. این باعث منظم بودن، قابل فهم بودن و کاربردی بودن گزارش شما می‌شود. باید توجه داشته باشد که مخاطب در آغاز از موضوع و هدف آگاهی نداشته و یا آن را فراموش کرده است.

در این صورت باید مسئله را به گونه ای در اول گزارش خود بیاورد. عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد. در عنوان گذاری می‌توانید از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده کنید.

- تاکید بر نکته های مهم:

هر قدر نکته ای در گزارش مهم تر باشد، باید فضای بیشتری به آن اختصاص داده شود. همچنین زبان تاکید و به کار بردن عبارت هایی همچون: “مهم ترین عامل”، “نکته ی اساسی” و … توجه خواننده را جلب می کند.

- رعایت ترتیب:

کاربرد و هدفی که برای گزارش نویسی دارید تعیین کننده اصول ترتیبی است که باید حین ثبت گزارش رعایت کنید. به طور مثال اگر زمان در گزارش شما مهم است باید عملکردتان را به ترتیب زمان مشخص کنید. و یا اگر ارزش و نتیج کارها مورد نظر است باید عمکردتان را بر اساس الویتی که دارند ثبت کنید.

- مستندات گزارش:

گاهی در حین جمع‌آوری اطلاعات به مستنداتی بر می‌خوریم که باید آن‌ها را نیز در گزارش ذکر کنیم؛ مانند عکس و فیلم، نامه، اسناد مالی و غیره. اگر چنین چیزهایی باعث طولانی‌شدن متن اصلی گزارش می‌شود، بهتر است آنها را به عنوان پیوست گزارش به مخاطب ارائه دهیم. مثلا می‌توان در متن گزارش مضمون کلی یک نامه اداری را شرح داد و اشاره کرد که تصویری از نامه در فایل پیوست شماره فلان در دسترس است.

- بازبینی و اصلاح:

آخرین بخش تهیه ی گزارش، بازبینی و در صورت نیاز اصلاح آن است. ممکن است در حین ثبت گزارش به دلیل مشغله فکری و کاری، خطایی داشته باشید که باعث غیرقابل فهم بودن و یا کج فهمی شود. در این بخش از کار، گزارشگر باید تمام مطالب را یک بار دیگر بازبینی، و ایراد های آن را اصلاح کند. در آخر حتما از خودتان سوال کنید: «آیا گزارش من در راستای هدف مورد نظر آماده شده است؟» فقط در صورتی که پاسخ مثبت بود، می‌توانید آن را به مخاطب مورد نظر ارسال کنید.

- نتیجه‌گیری:

در این مرحله باید به جمع آوری اطلاعات و داده ها، تحلیل و تفسیر و نتیجه گیری بر اساس داده ها بپردازید.

گردآوری: بخش روانشناسی بیتوته