نرم‌افزارهای مدیریت وظایف؛ ابزارهای ضروری برای موفقیت تیمی

مجموعه: متفرقه اينترنت و كامپيوتر

نرم‌افزار مدیریت وظایف بهره‌وری را افزایش می‌دهد

بهترین نرم‌افزارهای مدیریت وظایف کارکنان برای افزایش بهره‌وری تیمی

مدیریت پروژه فراتر از ایجاد لیست‌ها و بررسی آن‌ها پس از انجام است. مدیریت وظایف کارکنان شامل ایجاد زمان‌بندی‌های واقعی، نظارت بر عملکرد، مدیریت برنامه‌ها، پیگیری تیم و بسیاری موارد دیگر است! نرم‌افزارهای مدیریت وظایف مناسب به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا با تیم خود در ارتباط باشند، وظایف و پروژه‌ها را پیگیری کنند و مطمئن شوند که تیم‌ها به‌طور مؤثر کار می‌کنند. برای این مقاله، ما تحقیقات گسترده‌ای روی نرم‌افزارهای رایگان مدیریت وظایف انجام داده‌ایم و بهترین 9 گزینه را انتخاب کرده‌ایم. همه آن‌ها برنامه‌های رایگان و پولی ارائه می‌دهند.

با نرم‌افزار مدیریت وظایف دیگر هیچ کاری را فراموش نمی‌کنید

نرم‌افزار مدیریت وظایف چیست؟

نرم‌افزار مدیریت وظایف ابزاری دیجیتال است که به مدیران و تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌ها را برنامه‌ریزی، سازماندهی، تخصیص و پیگیری کنند، چه برای وظایف فردی و چه برای کارهای گروهی. سیستم مدیریت وظایف کارمندان برای دستیابی بهتر به اهداف و انجام پروژه‌ها به صورت کارآمدتر از طریق سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف مرتبط، ارائه بینش‌های آنی و تقویت همکاری استفاده می‌شود.

نحوه کار نرم‌افزار مدیریت وظایف

یک ابزار مؤثر مدیریت وظایف، چه پولی و چه رایگان، به افراد یا تیم‌ها در مدیریت پروژه‌ها و رسیدن به اهدافشان کمک می‌کند. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که برنامه‌ریزی پروژه‌ها و وظایف، اولویت‌ها، خودکارسازی‌ها، وابستگی‌ها، مدیریت منابع و بودجه‌بندی را سفارشی کنید.

در حالی که هر نرم‌افزار روش خاص خود را دارد، معمولاً به شما این امکان را می‌دهد که وظایف را ایجاد کرده و به اعضای تیم خود تخصیص دهید، اولویت‌ها را تنظیم کنید، پیشرفت را پیگیری کنید و اهداف و مهلت‌ها را تعیین کنید. بسیاری از نرم‌افزارها گزینه‌های خودکارسازی مانند خودکارسازی وظایف تکراری را هم شامل می‌شوند. نرم‌افزار مدیریت وظایف داده‌هایی تولید می‌کند که می‌توان به آن‌ها دسترسی داشت و از آن‌ها برای ایجاد گزارش‌ها، ردیابی عملکرد و دریافت بینش‌های مفید استفاده کرد.

گزارش‌دهی عملکرد یکی از ویژگی‌های مهم این ابزارهاست

چه ویژگی‌هایی باید در یک ابزار مدیریت وظایف جستجو کنید؟

برای تیم‌های همکار چندگانه نرم‌افزار مدیریت وظایف فقط به شناسایی، نظارت و مدیریت وظایف کمک نمی‌کند. این ابزار فراتر از پشتیبانی از یک لیست ساده کار است و ویژگی‌هایی برای همکاری مؤثر در جریان‌های کاری پیچیده به‌منظور دستیابی به اهداف ارائه می‌دهد.

بهترین نرم‌افزار مدیریت وظایف به تیم ها این امکان را می‌دهد که مهلت‌ها را تعیین کنند، وظایف را اولویت‌بندی کنند، پیشرفت را پیگیری کنند و برنامه‌ها را به‌راحتی تنظیم کنند که این امر به تصمیم‌گیری روان‌تر منجر می‌شود. سایر قابلیت‌های مفیدی که ما به آن‌ها توجه داریم عبارتند از:

• انعطاف‌پذیری: تجربه نشان می‌دهد که نرم‌افزار مدیریت وظایف خوب همیشه دارای رابط کاربری آسان است. امتیاز اضافی اگر بر روی تمام سیستم‌عامل‌های اصلی در دستگاه‌ها به‌طور روان اجرا شود، که این به تیم کنترل بیشتری بر روی کارهای روزانه می‌دهد.

• ردیابی زمان: ما متوجه شدیم که بهتر است از یک راه‌حل مدیریت وظایف استفاده کنیم که امکان ردیابی زمان را به‌طور یکپارچه فراهم کند تا بتوانیم مدیریت زمان خود را بهبود بخشیم.

• اتوماتیک‌سازی وظایف: با رشد کسب‌وکار شما، اتوماتیک‌سازی نقش کلیدی در گسترش پایدار پایه وظایف ایفا می‌کند. بهترین نرم‌افزار مدیریت وظایف به ما این امکان را می‌دهد که وظایف اداری تکراری را اتوماتیک کنیم و وقت بیشتری برای تمرکز بر روی وظایف چالش‌برانگیز و سطح بالا بگذاریم.

• گزارش‌دهی و آنالیز: ما متوجه شدیم که نرم‌افزار مدیریت وظایف با کیفیت دارای ویژگی‌های گزارش‌دهی برای ثبت و تحلیل اطلاعات (مانند داده‌های ورود/خروج، غیبت و ساعات اضافه‌کاری) به‌منظور تجزیه‌و‌تحلیل بهره‌وری، فاکتور و مدیریت حقوق است.

• یکپارچگی با دیگر ابزارها: این ممکن است یک ترجیح شخصی باشد، اما من دوست دارم زمانی که سیستم مدیریت وظایف من با سایر نرم‌افزارهایی که استفاده می‌کنیم، مانند اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، ابزارهای مدیریت پروژه و دستیارهای نوشتاری یکپارچه شود، زیرا این کار سوئیچ کردن بین زمینه‌ها را حذف کرده و همکاری تیمی و نظارت بر وظایف را بسیار راحت‌تر می‌کند. 

9 تا بهترین نرم‌افزارهای مدیریت وظایف کارمندان 

1. Connecteam: بهترین نرم‌افزار مدیریت وظایف رایگان و همه‌جانبه

دسترس‌پذیر در: وب ، iOS و Android

Connecteam بهترین گزینه برای نرم‌افزار مدیریت وظایف رایگان است. ویژگی‌های قوی مدیریت وظایف و پروژه‌ها و همچنین ابزارهای همکاری، آن را به انتخابی ایده‌آل برای هر صنعتی تبدیل کرده است، به‌ویژه برای شرکت‌هایی با تیم‌های دورکار و کارگران میدانی.

رابط کاربری آن آسان است و پشتیبانی مشتری عالی آن، استفاده از آن را برای هر کسی راحت می‌کند. می‌توانید تمام وظایف تیم خود را از طریق اپلیکیشن موبایل از یک داشبورد ساده که تیم شما هر زمان و هر جایی می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد، مدیریت کنید.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Connecteam

• ایجاد وظایف و زیر وظایف دقیق در چند دقیقه: با اپلیکیشن مدیریت وظایف Connecteam می‌توانید وظایف و زیر وظایف برای کارمندان خود ایجاد کنید. این اپلیکیشن نیاز دارد که ابتدا ویژگی مربوطه فعال شود و مجوزهایی برای افرادی که می‌توانند وظایف را اختصاص دهند، تنظیم شود. این کار ساده است: فقط کافیست روی آیکون Quick Tasks در سمت چپ داشبورد کلیک کنید و از آنجا می‌توانید تمام وظایف تیم را مدیریت کنید.

• تنظیم گردش‌کارها و انتشار چندین وظیفه همزمان: می‌توانید وظایف را به دسته‌بندی‌های مختلف تقسیم کرده و آن‌ها را به افراد مناسب اختصاص دهید. برای هر وظیفه می‌توانید توضیحات، تاریخ‌های مهلت، فرم‌ها و چک‌لیست‌های دیجیتال اضافه کنید.

• وظایف تکراری: وظایف تکراری برای مواردی که نیاز به انجام منظم دارند می‌تواند به‌طور خودکار تنظیم شود تا نیازی به ایجاد دستی هر بار نباشد. شما می‌توانید فرکانس وظایف (روزانه، هفتگی یا ماهانه) را انتخاب کنید.

• واگذاری وظایف به اعضای تیم مناسب: ویژگی‌های مدیریت زمان‌بندی کارمندان Connecteam به شما این امکان را می‌دهد که مدارک و صلاحیت‌های کارمندان خود را مشاهده کرده و وظایف را به بهترین افراد اختصاص دهید.

• پیگیری پیشرفت پروژه و بهره‌وری با گزارش‌ها و ردیابی زمان: با Connecteam می‌توانید پیشرفت وظایف و زیر وظایف را ردیابی کنید. داشبورد مدیریت به شما نمایی از تمام وظایف با وضعیت‌هایی مانند "باز"، "در حال انجام" و "کامل" می‌دهد.

• گفتگوی داخلی برای همکاری مؤثر: ابزار گفتگوی درون‌برنامه‌ای Connecteam این امکان را می‌دهد که کارمندان با یکدیگر همکاری کرده و سؤالات خود را با هم و یا شما در میان بگذارند.

• قیمت‌گذاری و طرح رایگان : Connecteam علاوه بر مدیریت وظایف، ویژگی‌های مربوط به عملیات، ارتباطات و مدیریت منابع انسانی را نیز ارائه می‌دهد. Connecteam یک طرح کاملاً رایگان برای کسب‌وکارهای کوچک با حداکثر 10 کارمند و یک دوره آزمایشی رایگان دو هفته‌ای برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر دارد.

مزایا:

• آسان برای استفاده

• پشتیبانی عالی

• راه‌حل همه‌جانبه

• مقرون به‌صرفه

معایب:

• نیاز به دسترسی به اینترنت یا WiFi برای کارکرد

Connecteam مدیریت وظایف و عملیات روزانه سازمانی

2. ClickUp : مناسب برای شخصی‌سازی فضاهای کاری

دسترس‌پذیر در: وب ، iOS ، Android ، Windows ، Mac

نرم‌افزار مدیریت وظایف کارمندان ClickUp به تیم‌ها کمک می‌کند تا از همان اپلیکیشن برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و همکاری بر روی پروژه‌ها استفاده کنند.

ClickUp دارای ویژگی بودجه‌بندی است و می‌تواند به انواع مختلف پروژه‌ها و اندازه‌های تیم‌ها تطبیق یابد. داشبورد اصلی نیز به‌خوبی تنظیم شده است و هر قسمت از صفحه به بخش‌های مختلف کار اختصاص داده شده است.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه ClickUp 

• مدیریت پروژه‌ها: پس از ثبت‌نام در ClickUp، به فضای کاری اصلی خود منتقل می‌شوید. در داخل هر فضای کاری، تخته‌هایی وجود دارد که شامل وظایف اختصاص داده شده به شما است. می‌توانید هر تخته را با الگوها و مجوزهای مختلف شخصی‌سازی کنید.

• نمایش چندگانه وظایف: ClickUp چندین نوع نمایش وظیفه را ارائه می‌دهد، از جمله نمایش فهرستی، تخته‌ای، تقویمی و نمودار گانت. این امر به کارمندان این امکان را می‌دهد که نمایش مناسب برای نیازهای خاص خود را انتخاب کنند.

• شخصی‌سازی فضای کاری: یکی از ویژگی‌های جالب ClickUp این است که هر کارمند می‌تواند فضای کاری خود و اپلیکیشن را مطابق با نیازهای پروژه و ترجیحات شخصی خود تنظیم کند.

مزایا:

• ساده برای استفاده

• گزینه‌های عالی برای شخصی‌سازی

معایب:

• ممکن است باگ‌هایی داشته باشد.

• نسخه موبایل تجربه کاربری مناسبی ندارد.

ClickUp ابزار چندمنظوره برای مدیریت پروژه‌ها

3. Nifty: عالی برای ردیابی زمان

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android ، ویندوز ، مک

Nifty با ترکیب و متمرکز کردن مدیریت وظایف تیمی، ارتباطات و همکاری با مشتریان در یک ابزار، جریان‌های کاری تیمی را ساده می‌کند. Nifty یک نرم‌افزار مدیریت پروژه همه‌جانبه است. شما می‌توانید تمام وظایف تیمی را مدیریت کنید، آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید و اهداف و اولویت‌ها را تعیین کنید.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Nifty 

• واسط کاربری آسان : واسط کاربری Nifty یکی از بهترین‌ها بود. تخته وظایف پیش‌فرض شامل ۳ فهرست است، اما شما می‌توانید جریان کاری خود را با اضافه کردن، تغییر نام و جابجایی فهرست‌های وظیفگی سفارشی کنید. وقتی روی یک وظیفه کلیک می‌کنید تا آن را تمام کنید، به طور خودکار به ستون "تکمیل شده" منتقل می‌شود که با رنگ سبز هایلایت می‌شود. وظایف می‌توانند به سادگی موارد فهرست‌کاری یا اهداف کاملی با چند بخش باشند. شما همچنین می‌توانید تعیین کنید که کدام فهرست‌ها به صورت خودکار انجام شوند، این کار با استفاده از آیکون صاعقه در گوشه بالا سمت راست صفحه انجام می‌شود.

اضافه کردن توضیحات، تاریخ‌های سررسید، اختصاص زیروظایف و پیوست کردن فایل‌ها امکان‌پذیر است. نکته‌ای که من بسیار قدردان آن هستم، بخش نظرات است که در هر وظیفه گنجانده شده تا بازخورد تیمی را متمرکز کند و فضایی برای همکاری مجازی تیم فراهم کند.

• مدیریت و اختصاص وظایف با استفاده از Nifty: شما می‌توانید اولویت‌های وظایف را تعیین کنید تا مهم‌ترین موارد ابتدا پرداخته شوند. وظایف می‌توانند با اولویت‌های بالا، متوسط و پایین برچسب‌گذاری شوند، که به سازماندهی بار کاری کارکنان کمک می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا به سرعت متوجه شوند که کدام وظایف نیاز به توجه فوری دارند.

همچنین می‌توانید فهرست‌های کامل وظایف را به تیم‌ها یا گروه‌های خاص اختصاص دهید، که این ویژگی برای تیم‌هایی که پروژه‌های بزرگ با اجزای متعدد دارند بسیار مفید است.

• ویژگی Milestone : Milestone به معنای نشانگر پیشرفت است که پروژه‌ها را به فازهای قابل مدیریت تقسیم می‌کند. هنگامی که نرم‌افزار را تست کردم، متوجه شدم که ویژگی Milestone مزایای زیادی دارد. اولاً، به کاربران اجازه می‌دهد تا Milestones پروژه را در یک جدول زمانی برای دید جامع از پیشرفت پروژه و مهلت‌های آینده مشاهده کنند. همچنین می‌توانید وظایف و Milestones را به وضوح از هم تفکیک کنید که این کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که برخی وظایف قبل از شروع دیگران انجام شوند. Milestones همچنین شامل قابلیت‌های پیگیری پیشرفت است تا کاربران ببینند چقدر از یک Milestone تکمیل شده است.

اگر با تیمی کار می‌کنید که نیاز به همکاری بر روی اسناد دارند، Nifty به شما این امکان را می‌دهد که فایل‌ها و پایگاه‌های دانش را مستقیماً در برنامه ایجاد، ذخیره و به اشتراک بگذارید.

مزایا 

• گزینه‌های عالی برای مشاهده داده‌ها

• واسط کاربری شهودی

معایب

• نرم‌افزار ممکن است کند باشد.

• راه‌اندازی دشوار است.

Nifty مدیریت پروژه با همکاری تیمی ساده

4. Monday.com: عالی برای همکاری تیمی

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android ، ویندوز ، مک

Monday.com بسیار قابل تنظیم و آسان برای راه‌اندازی است. اگرچه ابزارهای زیادی ارائه می‌دهد که ممکن است در ابتدا کمی گیج‌کننده باشند، اما رابط کاربری آن وقتی شروع به استفاده کنید، بسیار شهودی است. شما می‌توانید برای وظایف مهلت تعیین کنید، پروژه‌های متعدد بسازید، وضعیت هر پروژه را تعیین کنید و وظایف را به افراد مختلف اختصاص دهید.

Monday به شما این امکان را می‌دهد که تخته‌ها را به پروژه‌ها و وظایف کوچکتر تقسیم کنید، مهلت‌ها را پیگیری کنید، اولویت‌ها را تنظیم کنید و وظایف را طبق نیاز کپی و چسباندن کنید.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Monday

• راه‌اندازی تخته‌ها و فضاهای کاری برای برنامه‌ریزی پروژه پس از ثبت‌نام در Monday.com، شما به صفحه اصلی هدایت می‌شوید. در اینجا نمایی از فضاهای کاری خود مشاهده خواهید کرد که می‌توانید در آن‌ها پروژه‌ها، تخته‌ها و صندوق ورودی خود را مشاهده کنید.

هر فضای کاری شامل تخته‌هایی است که می‌توانید آن‌ها را با استفاده از ده‌ها الگو سفارشی کنید و مجوزهای ویژه و حریم خصوصی تنظیم کنید. ویژگی‌ای که من دوست داشتم این است که وقتی یک تخته جدید ایجاد می‌کنید، یک پیغام از شما می‌پرسد که برای چه کاری از آن استفاده می‌کنید تا به شما کمک کند ابزارهایی را برای آن پروژه خاص تعیین کنید. پس از ایجاد یک تخته جدید، به طور خودکار به نمای تخته منتقل می‌شوید، جایی که چندین گروه تقسیم شده به وظایف فردی را مشاهده می‌کنید.

• ویوهای متعدد و اتوماسیون‌ها یکی از ویژگی‌های خاص Monday.com قابلیت مشاهده وظایف به فرمت‌های مختلف مانند تخته‌های کانبان، نمودارهای گانت و جداول زمانی است. این انعطاف‌پذیری کمک می‌کند تا سبک‌های کاری و نیازهای مختلف پروژه‌ها را پوشش دهید.

مزایا 

• گزینه‌های اتوماسیون عالی

• سفارشی‌سازی خوب

معایب 

• استفاده از آن آسان نیست

• از نظر مالی مقرون به صرفه نیست.

Monday.com سیستم کارآمد برای برنامه‌ریزی تیمی

5. Todoist: مناسب برای سفارشی‌سازی بردهای پروژه

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android

Todoist یک نرم‌افزار مدیریت وظایف است که به شما امکان می‌دهد فهرست‌های انجام کار برای وظایف شخصی یا کاری خود ایجاد کرده و آنها را در یک مکان سازماندهی کنید.

این اپلیکیشن به شما این امکان را می‌دهد که تاریخ‌های سررسید یا تاریخ‌های سررسید تکراری برای وظایف خود تعیین کنید، آنها را در پروژه‌ها سازماندهی کرده و اولویت‌ها را تنظیم کنید. همچنین می‌توانید پروژه‌ها را به اشتراک بگذارید و وظایف را به دیگران واگذار کنید.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Todoist 

• یکی از ویژگی‌هایی که بسیار دوست دارم در Todoist این است که وقتی وارد می‌شوید، بلافاصله به صفحه‌ای هدایت می‌شوید که نشان می‌دهد آن روز چه مواردی باید انجام شود یا چه مواردی از تاریخ سررسید گذشته‌اند. هر آیتم به رنگ‌های مختلف کدگذاری شده است؛ به عنوان مثال، پروژه‌های معوقه من یک دایره قرمز کنار خود دارند، در حالی که پروژه‌های در حال انجام یک دایره آبی دارند.

• هنگام افزودن پروژه‌های جدید، می‌توانید بین نمای فهرست یا نمای برد انتخاب کنید و یک رنگ برای پروژه تعیین کنید. در حالی که نرم‌افزار را آزمایش می‌کردم، بسیار خوشم آمد که می‌توانید نمای پروژه‌ها را به طور کامل سفارشی کنید. می‌توانید فازهای پروژه را به دلخواه نام‌گذاری کرده و سپس وظایف فردی را تحت هر فاز تنظیم کنید.

• زمانی که یک وظیفه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید تمام جزئیات آن را در پنجره وظیفه وارد کنید، از جمله مالک، سطح اولویت و تاریخ سررسید. حتی می‌توانید برای خود یا اعضای تیم یادآوری‌های مخصوص به وظایف تنظیم کنید. برای انتقال وظایف از یک فاز پروژه به فاز بعدی، کافی است آنها را بکشید و رها کنید.

• Todoist چندین روش برای ارتباط و همکاری اعضای تیم فراهم می‌کند. می‌توانید در داخل وظایف با تگ کردن دیگران چت کنید یا از ویژگی Inbox استفاده کنید. من ویژگی Inbox را آزمایش کردم و بسیار مفید بود؛ این ویژگی به عنوان یک ابزار ارتباطی و فضایی برای طوفان فکری عمل می‌کند. Inbox فضایی است برای فهرست کردن ایده‌های جدید که می‌توانید بعداً به آنها مراجعه کنید. همچنین می‌توانید اعضای تیم را تگ کنید تا نظرات خود را بگذارند. پس از افزودن ایده‌های وظایف به Inbox، به راحتی می‌توانید آنها را به پروژه‌های خاص منتقل کرده، تاریخ‌های سررسید تعیین کنید و برچسب‌ها را تخصیص دهید.

• Todoist از به‌روزرسانی‌های زمان واقعی پشتیبانی می‌کند، بنابراین هر تغییری که در وظایف یا پروژه‌ها ایجاد شود، بلافاصله برای تمام اعضای تیم قابل مشاهده است. این ویژگی به‌ویژه برای تیم‌هایی که در مکان‌ها یا مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند مفید است.

طرح رایگان: محدود به پنج پروژه فعال، پنج هم‌تیمی در هر پروژه، بارگذاری فایل‌های ۵ مگابایتی، سه فیلتر و یک هفته تاریخ فعالیت.

من از سادگی و انعطاف‌پذیری Todoist کاملاً تحت تأثیر قرار گرفته‌ام. این اپلیکیشن به من این امکان را می‌دهد که هر تعداد پروژه که بخواهم ایجاد کنم و گزینه‌های شخصی‌سازی بی‌پایانی را برای بهبود تجربه‌ام ارائه می‌دهد.

مزایا 

• گزینه‌های خوب مرتب‌سازی

• رابط کاربری ساده و کاربرپسند

معایب

• گزینه‌های محدود اتوماسیون

• مستعد بروز باگ‌ها

Todoist سازماندهی ساده و مؤثر وظایف شخصی

6. Asana: مناسب برای وارد کردن داده‌ها

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android

Asana یک نرم‌افزار مدیریت وظایف مبتنی بر ابر است که هدف آن کمک به تیم‌ها برای مدیریت پروژه‌ها از هر نوع و اندازه‌ای است. این نرم‌افزار رایگان به شما این امکان را می‌دهد که وظایف خود را با استفاده از فهرست‌ها سازماندهی کنید و آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید تا کارمندان بدانند که باید چه کارهایی انجام دهند و چه زمانی.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Asana 

• Asana به شما این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها ایجاد کرده و آنها را به وظایف تقسیم کنید، که می‌توانند به اعضای تیم اختصاص داده شوند و تاریخ سررسید خاصی داشته باشند. هر وظیفه می‌تواند شامل زیر وظایف، توضیحات، پیوست‌ها و نظرات باشد تا تمام اطلاعات لازم به راحتی در یک مکان در دسترس قرار گیرد.

Asana دو راه برای ایجاد پروژه‌های جدید ارائه می‌دهد: می‌توانید پروژه را از ابتدا بسازید و ردیف‌ها و ستون‌ها را به دلخواه به برد پروژه خود اضافه کنید که این کار به شما این امکان را می‌دهد تا داده‌ها را به گونه‌ای فرمت کنید که بیشتر متناسب با نیازها و داده‌های شما باشد. همچنین می‌توانید داده‌های پروژه را از طریق فایل CSV، ایمیل یا Wufoo وارد کنید. حتی می‌توانید داده‌ها را از برنامه‌های دیگری مانند Google Sheets یا Trello وارد کنید.

• Asana از چندین نمای مختلف برای مدیریت پروژه‌ها پشتیبانی می‌کند، از جمله نمای فهرست، نمای برد (مشابه بردهای کانبان)، نمای تقویم و نمودار گانت. و خوشحالم که هر کاربر می‌تواند نمای برد خود را بدون تأثیر بر نحوه نمایش آن برای دیگران سفارشی کند.

شما به راحتی می‌توانید تغییرات را در بردها با استفاده از یک دکمه میان‌بر در گوشه بالا سمت راست تحت عنوان Customize ایجاد کنید. این گزینه کنترل‌هایی برای داده‌های ستون، قوانین، برنامه‌ها، فرم‌ها و الگوهای وظیفه فراهم می‌کند.

مزایا

• استفاده آسان

• رابط کاربری تمیز

معایب

• تمام ویژگی‌ها در همه پلتفرم‌ها پشتیبانی نمی‌شوند.

• برای بودجه مناسب نیست.

Asana مدیریت وظایف و پروژه‌ها با تیم

7. Flow: مناسب برای تیم‌های کوچک

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android ، Windows

نرم‌افزار مدیریت پروژه و وظایف Flow ترکیب وظایف، پروژه‌ها و جدول زمانی کار تیم شما را در یک نرم‌افزار واحد فراهم می‌آورد. Flow به طور خاص برای حل تمام چالش‌های مدیریت پروژه طراحی نشده است، اما ویژگی‌های موجود به طور کامل و موثر عمل می‌کنند. این نرم‌افزار روند ساده‌ای برای مدیریت پروژه‌ها و تولید گزارش‌ها ارائه می‌دهد و به نظر من، نمایش بصری تمامی وظایف روی یک جدول زمانی آسان برای مشاهده، بسیار مفید است.

از رابط کاربری ساده و کاربرپسند آن قدردانی می‌کنم و آن را مناسب برای برنامه‌ریزی پروژه‌های پیچیده و هماهنگی وظایف در تیم‌های کوچک می‌بینم.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Flow 

• با Flow، کاربران می‌توانند پروژه‌ها را ایجاد کرده و آن‌ها را به وظایف و زیروظایف تقسیم کنند، که هر وظیفه به اعضای تیم اختصاص می‌یابد و تاریخ‌های تحویل و اولویت‌های خاصی به آن‌ها اختصاص داده می‌شود. هر وظیفه می‌تواند شامل توضیحات دقیق، نظرات و پیوست‌ها باشد که این امکان را فراهم می‌آورد تا تمام اطلاعات مرتبط در یک مکان جمع‌آوری شود. ویژگی "Project Sections" به شما اجازه می‌دهد تا بخش‌هایی درون پروژه ایجاد کنید تا وظایف مرتبط را در کنار هم قرار دهید، که این امر ساختار و سازماندهی واضحی فراهم می‌آورد.

• Flow یک تقویم داخلی دارد که به کاربران اجازه می‌دهد تا تمام وظایف و مهلت‌های خود را در یک نمای واحد مشاهده کنند. این تقویم می‌تواند بر اساس پروژه، عضو تیم یا تاریخ تحویل فیلتر شود، که برای من این امکان را فراهم کرد تا اطلاعات خاصی را در برنامه پیدا کنم.

یکی از ویژگی‌های جالب این است که می‌توانید تاریخ‌های شروع و پایان را برای وظایف و مایل‌استون‌ها (milestones) تنظیم کنید.

مزایا 

• رابط کاربری تمیز

• گستره وسیعی از گزینه‌های یکپارچگی

معایب

• سختی در ناوبری

• احتمال وجود اشکالات

Flow برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف بصری

8. Taskworld: مناسب برای تیم‌های کوچک

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android ، Windows ، Mac

Taskworld ترکیب مدیریت وظایف، برنامه‌ریزی پروژه، پیام‌رسانی تیمی و پیگیری عملکرد را در یک پلتفرم واحد فراهم می‌آورد. چیزی که ما را تحت تأثیر قرار داد، سادگی شروع با Taskworld بود. منحنی یادگیری آن بسیار کم است، بنابراین برای تیم‌های کوچک عالی است.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Taskworld

• رابط کاربری Taskworld بسیار ساده و چشم‌نواز است و من از انتخاب رنگ‌ها و ویژگی‌های مختلف آن خوشم آمد. به راحتی می‌توان پروژه‌ها را ایجاد کرده و آن‌ها را به وظایف و زیروظایف تقسیم کرد و هر وظیفه را به اعضای تیم با تاریخ تحویل و اولویت‌های خاص اختصاص داد. Taskworld گزینه‌های زیادی برای سفارشی‌سازی باز می‌کند، مانند افزودن پیروان، برچسب‌ها، سطح اولویت (که Taskworld آن را "نقاط" می‌نامد)، تغییر رنگ برچسب‌ها و بارگذاری پیوست‌ها. پس از ایجاد یک وظیفه، تاریخ تحویل به رنگ نارنجی ظاهر می‌شود تا به راحتی قابل مشاهده باشد.

• ابزارهای برنامه‌ریزی Taskworld شامل یک تقویم داخلی است که می‌توانید تمام وظایف و مهلت‌ها را در یک مکان مشاهده کنید. این تقویم می‌تواند بر اساس پروژه، اعضای تیم یا تاریخ تحویل فیلتر شود، که به شما این امکان را می‌دهد که روی جنبه‌های خاصی از برنامه تمرکز کنید.

مزایا

• رابط کاربری شهودی

• آسان برای استفاده

معایب

• ویژگی‌ها فاقد پیچیدگی

• پشتیبانی مشتری ناکافی

Taskworld مدیریت وظایف با گزارش‌دهی پیشرفته

9. Any.do: مناسب برای ایجاد فهرست‌های انجام وظایف

در دسترس در: وب ، iOS ، Android 

Any.do یک اپلیکیشن ساخت فهرست است که می‌توانید از آن برای وظایف شخصی و کاری استفاده کنید. این اپلیکیشن بسیار شیک است و جریان کار بسیار خوبی دارد.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Any.do 

• Any.do هیچ ویژگی اضافی یا پیچیده‌ای در رابط کاربری خود ندارد. این یک پلتفرم ساده و کاربرپسند است که دسترسی به آن آسان است. نرم‌افزار چندین نما (view) مختلف ارائه می‌دهد، از جمله نمای روز جاری، نمای هفت روز آینده، و فهرست جامع تمام وظایف که به کاربران کمک می‌کند سازماندهی شوند. یکی از ویژگی‌هایی که بسیار پسندیدم این است که تحت منوی "List"، می‌توانید هر تعداد فهرست که نیاز دارید ایجاد کنید، که این امکان را به شما می‌دهد تا وظایف را جداگانه نگه دارید (از جمله وظایف شخصی و کاری).

شما می‌توانید فهرست‌های مختلفی بسازید و وظایف، زیر وظایف، نظرات، یادداشت‌ها، برچسب‌ها و یادآوری‌ها را اضافه کنید. یکی دیگر از ویژگی‌هایی که من را تحت تاثیر قرار داد، ویژگی پیشنهادات Any.do است که در سمت راست صفحه ظاهر می‌شود. اگر پیشنهادی به شما ارائه شود که می‌خواهید به فهرست خود اضافه کنید، به راحتی می‌توانید آن را کشیده و اضافه کنید. همچنین هر بار که یک وظیفه جدید باز می‌کنید، یک دکمه جداگانه "پیشنهادات" ظاهر می‌شود که وقتی روی آن کلیک می‌کنید، اپلیکیشن پیشنهاداتی برای افزودن به فهرست شما می‌دهد.

• شما می‌توانید حساب Any.do خود را به تقویم‌های Microsoft Outlook و Google متصل کنید تا تمام رویدادهای شخصی و کاری شما در یک مکان نمایش داده شوند. برای مشاهده آن‌ها، می‌توانید به بخش "Events" در سمت راست صفحه اصلی بروید.

این طراحی به شما امکان می‌دهد که فهرست وظایف خود را مشاهده کرده و همزمان رویدادهای تقویمی خود را بررسی کنید. 

• Any.do یک پلتفرم عالی و تغییر دهنده بازی برای سازماندهی وظایف است که به ما کمک می‌کند تا همیشه در مسیر درست بمانیم. این اپلیکیشن یادآوری‌هایی ارسال می‌کند که به ما کمک می‌کند وظایف خود را فراموش نکنیم. همچنین، به راحتی می‌توان فهرست کارها و وظایف را با همکاران خود به اشتراک گذاشت. 

مزایا 

• استفاده آسان

• رابط کاربری شهودی

معایب

• خدمات مشتری ناکافی

• ویژگی‌های محدود

Any.do لیست‌سازی و یادآوری وظایف به‌طور ساده

سؤالات متداول درباره نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان

1. چگونه می‌توانم وظایف خود را به صورت رایگان سازماندهی کنم؟

بهترین راه برای سازماندهی وظایف و رعایت مهلت‌های تعیین‌شده، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت وظایف است. بسیاری از این ابزارها نسخه رایگان ارائه می‌دهند که شامل ویژگی‌های اساسی مانند ایجاد لیست وظایف، تنظیم یادآوری‌ها و امکان همکاری تیمی است. برخی از محبوب‌ترین گزینه‌ها شامل Todoist، Any.do، ClickUp و Trello هستند.

2. تفاوت بین نرم‌افزار مدیریت وظایف و نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار مدیریت وظایف برای سازماندهی و پیگیری کارهای روزانه، شخصی یا تیمی طراحی شده است. نرم‌افزار مدیریت پروژه علاوه بر مدیریت وظایف، ویژگی‌هایی مانند مدیریت منابع، زمان‌بندی پروژه، بودجه‌بندی و همکاری تیمی گسترده‌تری را ارائه می‌دهد. مثال‌هایی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه عبارتند از Monday.com، Wrike و Jira.

3. آیا این نرم‌افزارها امکان تنظیم یادآوری دارند؟

بله، اکثر نرم‌افزارهای مدیریت وظایف امکان تنظیم یادآوری‌های سفارشی را دارند. شما می‌توانید یادآوری‌ها را بر اساس زمان مشخص، مکان، یا حتی وابستگی به وظایف دیگر تنظیم کنید.

4. آیا می‌توان وظایف را به دیگران اختصاص داد؟

بله، بیشتر ابزارهای مدیریت وظایف امکان تخصیص وظایف به اعضای تیم را دارند. شما می‌توانید وظایف را به یک یا چند نفر واگذار کنید، مهلت انجام آن‌ها را تعیین کرده و میزان پیشرفت را پیگیری کنید.

نتیجه‌گیری

نرم‌افزارهای مدیریت وظایف می‌توانند به شما کمک کنند تا وظایف تیمی و پروژه‌ها را به راحتی مدیریت کنید. می‌توانید مهلت‌ها را بهتر مدیریت کرده و وظایف را به افراد مناسب تخصیص دهید. آزمایش یک ابزار رایگان مدیریت وظایف جایگاه مناسبی برای شروع است و به شما این امکان را می‌دهد که ویژگی‌ها را به صورت رایگان امتحان کنید و مطمئن شوید که برای شما مناسب است.

گردآوری:بخش کامپیوتر و اینترنت بیتوته