قبل از راهاندازی کسبوکار چه کارهای قانونی باید انجام دهیم؟
- مجموعه: اخبار اقتصادی و بازرگانی
- تاریخ انتشار : چهارشنبه, ۱۱ شهریور ۱۴۰۵ ۱۶:۳۲
پیش از راهاندازی کسبوکار باید مجوزهای لازم را بررسی کنید، قالب قانونی فعالیت را مشخص کنید، از نام تجاری خود محافظت کنید، قرارداد شرکا را بنویسید و تکالیف مالیاتی و بیمهای را بشناسید. انجام این اقدامات قبل از شروع فروش، احتمال جریمه، اختلاف میان شرکا، رد شدن مجوز یا سوءاستفاده از نام کسبوکار را کاهش میدهد.
البته همه کسبوکارها به مجوزها و اقدامات یکسانی نیاز ندارند. نوع فعالیت، محل کسب، تعداد شرکا، شیوه فروش و داشتن یا نداشتن نیروی کار مشخص میکند که باید چه مسیری را طی کنید. در ادامه، مهمترین اقدامات قانونی قبل از شروع کسبوکار را مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم.
۱. مجوزهای لازم برای شروع فعالیت را بررسی کنید
اولین قدم این است که بفهمید فعالیت شما به مجوز نیاز دارد یا خیر. بعضی کسبوکارها مانند فروشگاهها، مراکز آموزشی، مجموعههای درمانی، واحدهای تولیدی، رستورانها و برخی مشاغل اینترنتی بدون دریافت مجوز مربوطه نمیتوانند فعالیت رسمی داشته باشند.
مرجع صدور مجوز نیز با توجه به نوع کسبوکار متفاوت است و ممکن است اتحادیه صنفی، وزارتخانه، سازمان تخصصی یا نهاد دیگری مسئول بررسی درخواست باشد. در درگاه ملی مجوزها میتوان شرایط، مدارک، هزینه و مرجع صادرکننده بسیاری از مجوزهای کسبوکار را بررسی کرد.
پیش از اجاره محل یا خرید تجهیزات، این موارد را مشخص کنید:
- فعالیت موردنظر به چه مجوزی نیاز دارد؟
- مجوز به نام شخص صادر میشود یا شرکت؟
- محل فعالیت باید چه شرایطی داشته باشد؟
- برای دریافت مجوز به مدرک تحصیلی یا سابقه کاری نیاز است؟
- دریافت مجوز چه مدت زمان میبرد؟
- آیا باید ابتدا شرکت تأسیس شود یا میتوان بهصورت شخص حقیقی اقدام کرد؟
بررسی زودهنگام این موارد از صرف هزینه برای محلی که شرایط قانونی فعالیت را ندارد جلوگیری میکند.
۲. قالب قانونی مناسب کسبوکار را انتخاب کنید
همه کسبوکارها از همان ابتدا به تأسیس شرکت نیاز ندارند. بعضی افراد میتوانند فعالیت خود را بهصورت شخص حقیقی و با دریافت مجوز صنفی آغاز کنند؛ اما اگر کسبوکار چند شریک دارد، قرار است قراردادهای مهم منعقد کند یا برای شرکت در مناقصه و همکاری با سازمانها برنامه دارد، داشتن شخصیت حقوقی میتواند انتخاب مناسبتری باشد.
در صورت انتخاب شخصیت حقوقی، باید نوع شرکت نیز متناسب با شرایط کسبوکار مشخص شود. شرکت با مسئولیت محدود، سهامی خاص، تعاونی و سایر قالبهای حقوقی، شرایط متفاوتی از نظر تعداد اعضا، میزان مسئولیت شرکا، سرمایه، مدیریت و نحوه تصمیمگیری دارند.
قبل از انتخاب نوع شرکت، به این پرسشها پاسخ دهید:
- چند شریک در کسبوکار حضور دارند؟
- سهم و میزان سرمایه هر شریک چقدر است؟
- مسئولیت هر فرد چگونه مشخص میشود؟
- تصمیمهای اصلی با رأی چه کسانی گرفته میشود؟
- برنامه کسبوکار برای جذب سرمایهگذار چیست؟
- مشتریان مجموعه بیشتر اشخاص هستند یا شرکتها و سازمانها؟
انتخاب اشتباه قالب حقوقی ممکن است در آینده باعث پیچیدگی در تغییر اعضا، انتقال سهم، جذب سرمایهگذار یا تنظیم قراردادهای جدید شود.
۳. از نام و لوگوی کسبوکار محافظت کنید
انتخاب نام، طراحی لوگو و ساخت هویت بصری هزینه و زمان زیادی میبرد. بااینحال، انتخاب یک نام یا استفاده از آن در شبکههای اجتماعی بهتنهایی مالکیت قانونی ایجاد نمیکند. ممکن است نام انتخابی قبلا توسط شخص دیگری به ثبت رسیده باشد یا پس از شناختهشدن کسبوکار، فرد دیگری برای ثبت آن اقدام کند.
بنابراین، پیش از چاپ بستهبندی، نصب تابلو، طراحی سایت یا شروع تبلیغات گسترده باید امکان ثبت نام و علامت موردنظر بررسی شود. استعلام نامهای مشابه، انتخاب طبقه درست کالا یا خدمات و آمادهسازی مدارک، احتمال رد شدن درخواست را کاهش میدهد.
اگر زمان ورود به بازار نزدیک است، اقدام برای ثبت برند فوری میتواند از عقب افتادن فرایند بهدلیل انتخاب نام تکراری، طبقهبندی اشتباه یا نقص مدارک جلوگیری کند. منظور از اقدام فوری، شروع سریع و اصولی پرونده و پیگیری منظم آن است؛ زیرا بررسی و تأیید نهایی علامت تجاری باید مراحل قانونی خود را طی کند.
پیش از اقدام، این موارد را بررسی کنید:
- نام موردنظر مشابه علامت شناختهشده دیگری نباشد.
- لوگو از نمونههای موجود در بازار کپی نشده باشد.
- طبقات موردنیاز براساس محصولات و خدمات آینده انتخاب شوند.
- مالکیت علامت میان شرکا بهصورت شفاف مشخص شود.
- نام دامنه و شناسه شبکههای اجتماعی نیز در دسترس باشند.
۴. قرارداد میان شرکا را بهصورت دقیق تنظیم کنید
اعتماد میان شرکا مهم است، اما برای جلوگیری از اختلافهای آینده کافی نیست. حتی اگر شریک شما از اعضای خانواده یا دوستان نزدیکتان باشد، باید توافقهای اصلی را بهصورت مکتوب ثبت کنید.
قرارداد شراکت باید سهم هر فرد، میزان سرمایه، مسئولیتها، نحوه تقسیم سود و زیان، حدود اختیار شرکا و شرایط خروج از همکاری را مشخص کند. همچنین باید معلوم باشد مالکیت نام تجاری، وبسایت، حسابهای شبکههای اجتماعی، تجهیزات و اطلاعات مشتریان متعلق به چه کسی است.
موضوعات مهم قرارداد شراکت عبارتاند از:
- میزان آورده نقدی و غیرنقدی هر شریک
- سهم و مسئولیت هر فرد
- نحوه برداشت از حساب کسبوکار
- حدود اختیار مدیر یا مدیران
- روش تقسیم سود و زیان
- شرایط ورود شریک جدید
- نحوه خروج یا اخراج شریک
- تکلیف بدهیها و تعهدات
- شیوه حل اختلاف
- وضعیت مالکیت داراییهای فکری
نبود قرارداد شفاف میتواند یک اختلاف ساده را به توقف کامل فعالیت کسبوکار تبدیل کند.
۵. پرونده مالیاتی تشکیل دهید و تکالیف خود را بشناسید
شروع فعالیت اقتصادی معمولا با مسئولیتهای مالیاتی همراه است. نوع تکالیف مالیاتی به حقیقی یا حقوقی بودن کسبوکار، نوع فعالیت، میزان فروش و قوانین مربوط به سامانه مؤدیان و مالیات بر ارزش افزوده بستگی دارد.
صاحبان کسبوکار باید از ابتدا درآمدها و هزینههای خود را ثبت کنند و اسناد مالی را نگه دارند. استفاده از حساب شخصی برای دریافت تمام مبالغ کسبوکار نیز میتواند مدیریت مالی و پاسخگویی مالیاتی را دشوار کند.
در این مرحله باید موارد زیر بررسی شوند:
- نحوه تشکیل پرونده مالیاتی
- ثبتنام در سامانه مؤدیان در صورت شمول
- وضعیت مالیات بر ارزش افزوده
- نحوه صدور صورتحساب
- تکلیف دستگاه کارتخوان و درگاه پرداخت
- زمان ارسال اظهارنامهها و گزارشهای قانونی
- نگهداری فاکتورها، قراردادها و اسناد هزینه
بخش زیادی از خدمات مالیاتی از طریق درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی ارائه میشود. بهتر است پیش از اولین فروش، شیوه ثبت درآمد و هزینهها را با کمک حسابدار یا مشاور مالیاتی مشخص کنید.
۶. تکلیف کد اقتصادی و دفاتر قانونی را مشخص کنید
با توجه به نوع فعالیت و شخصیت حقوقی کسبوکار، ممکن است انجام برخی اقدامات مانند دریافت اطلاعات اقتصادی، ثبت دفاتر تجاری یا انجام تکالیف مرتبط با صورتحسابهای الکترونیکی ضروری باشد.
این تکالیف را نباید به بعد از شروع فروش موکول کرد. نداشتن نظم مالی از ابتدای فعالیت باعث میشود اسناد هزینهها ناقص بمانند، قراردادها بهدرستی ثبت نشوند و تهیه گزارشهای مالیاتی دشوار شود.
پیشنهاد میشود از همان ابتدا:
- حساب بانکی فعالیت را از حسابهای شخصی جدا کنید.
- قراردادها و فاکتورها را بایگانی کنید.
- دریافتها و پرداختها را بهصورت منظم ثبت کنید.
- زمان انجام تکالیف مالیاتی را در تقویم مشخص کنید.
- مسئول امور مالی یا حسابدار مجموعه را تعیین کنید.
۷. وضعیت بیمه کارکنان و تعهدات کارفرما را مشخص کنید
اگر برای انجام کار نیرو استخدام میکنید، رابطه کاری باید شفاف و مستند باشد. توافق شفاهی درباره حقوق، ساعت کار و وظایف ممکن است در آینده باعث اختلاف شود.
قرارداد کارکنان باید نوع همکاری، شرح وظایف، حقوق و مزایا، ساعت کاری، مدت قرارداد، مرخصی و شرایط پایان همکاری را مشخص کند. کارفرما همچنین باید وضعیت بیمه نیروها را براساس نوع رابطه کاری و مقررات مربوط بررسی کند.
استفاده از عنوانهایی مانند «همکار پروژهای» یا «فریلنسر» بهتنهایی ماهیت رابطه کاری را تغییر نمیدهد. آنچه اهمیت دارد، شرایط واقعی همکاری، میزان نظارت کارفرما و نحوه انجام کار است.
۸. قراردادهای کاری و تجاری را آماده کنید
هر کسبوکار با توجه به فعالیت خود به مجموعهای از قراردادها نیاز دارد. قرارداد با مشتری، تأمینکننده، طراح سایت، تولیدکننده محتوا، بازاریاب، پیمانکار یا شرکت حملونقل باید پیش از شروع همکاری تنظیم شود.
در هر قرارداد حداقل باید موضوع همکاری، مبلغ، نحوه پرداخت، زمان تحویل، تعهدات طرفین، محرمانگی اطلاعات و روش حل اختلاف مشخص باشد.
اگر بخشی از کار مانند طراحی لوگو، تولید نرمافزار، عکاسی یا تولید محتوا را برونسپاری میکنید، مالکیت خروجی نیز باید در قرارداد تعیین شود. پرداخت هزینه بهتنهایی همیشه به معنای انتقال کامل حقوق مادی اثر نیست.
۹. مجوزهای فروش اینترنتی و درگاه پرداخت را دریافت کنید
اگر قرار است از طریق سایت یا شبکههای اجتماعی فروش داشته باشید، علاوه بر مجوز اصلی فعالیت باید الزامات فروش آنلاین را نیز بررسی کنید. شرایط دریافت درگاه پرداخت، درج اطلاعات فروشنده، قوانین مرجوعی، حفظ اطلاعات مشتریان و صدور فاکتور از جمله موضوعات مهم هستند.
در سایت فروشگاهی بهتر است اطلاعات زیر بهوضوح در دسترس کاربران قرار گیرد:
- مشخصات و راههای ارتباطی فروشنده
- قیمت نهایی محصولات یا خدمات
- هزینه و روش ارسال
- شرایط تعویض و مرجوعی
- زمان تحویل سفارش
- شیوه رسیدگی به شکایت مشتری
- قوانین حفظ حریم خصوصی
شفافبودن این اطلاعات علاوه بر کاهش اختلاف با مشتریان، اعتماد مخاطب به فروشگاه را نیز افزایش میدهد.
۱۰. پیش از شروع فعالیت، یک بررسی حقوقی نهایی انجام دهید
پیش از آغاز رسمی فروش، یک بار تمام اقدامات انجامشده را مرور کنید. بسیاری از مشکلات کسبوکارها از کارهای بزرگی مثل نداشتن مجوز شروع نمیشوند؛ بلکه نتیجه جزئیاتی مانند نامشخص بودن سهم شرکا، ناقص بودن قراردادها یا استفاده از نامی هستند که قابلیت ثبت ندارد.
در بررسی نهایی مطمئن شوید که:
- مجوزهای موردنیاز مشخص یا دریافت شدهاند.
- قالب حقیقی یا حقوقی فعالیت انتخاب شده است.
- وضعیت نام و علامت تجاری بررسی شده است.
- قرارداد شرکا و کارکنان آماده است.
- تکالیف مالیاتی مشخص شدهاند.
- قراردادهای مشتریان و تأمینکنندگان کامل هستند.
- اسناد و مدارک مالی بهدرستی نگهداری میشوند.
برای شروع یک کسبوکار قانونی، فقط داشتن ایده، سرمایه و مشتری کافی نیست. مجوز فعالیت، انتخاب ساختار مناسب، محافظت از نام تجاری، تنظیم قرارداد شرکا، تشکیل پرونده مالیاتی و مشخصکردن وضعیت بیمه و قرارداد کارکنان از اقداماتی هستند که باید پیش از شروع جدی فعالیت انجام شوند.
ترتیب و جزئیات این مراحل برای همه کسبوکارها یکسان نیست. به همین دلیل بهتر است پیش از پرداخت هزینههای سنگین برای اجاره محل، طراحی هویت بصری یا تبلیغات، شرایط اختصاصی فعالیت خود را بررسی کنید.
