چطور اسناد را الکترونیکی و بدون استفاده از کاغذ بایگانی کنیم؟
- مجموعه: اخبار علمی و آموزشی
- تاریخ انتشار : شنبه, 06 خرداد 1402 09:27
بایگانی اسناد برای هر سازمانی ضروری است. با این حال روش‌های سنتی بایگانی چندان کارآمد نیستند. در مقابل، روش‌های نوین بایگانی اسناد به شما کمک می‌کنند تا بتوانید اسناد خود را به صورت الکترونیکی و با کارآمدی بسیار بالاتری بایگانی کنید. اما آیا می‌دانید که دقیقاً چطور می‌توانید اسناد را الکترونیکی و بدون استفاده از کاغذ بایگانی کنید؟ برای آشنایی با روش بایگانی الکترونیکی اسناد و یکی از بهترین ابزارهای بایگانی آن در ایران با ما همراه باشید.
در روش های سنتی و قدیمی اسناد چطور بایگانی می شدند؟
روش سنتی بایگانی اسناد در واقع همان روش کاغذی است که با استفاده از زونکن‌ها و قفسه‌ها انجام می‌شود. در این روش، اسناد و مدارک کاغذی مورد استفاده در سازمان، پس از اتمام گردش کار و راکد شدن آنها، جمع‌آوری و طبقه‌بندی شده و ضمن قرار گرفتن در پوشه‌های مختلف، در اتاق‌هایی خاص ذخیره می‌شوند.
تمامی فرآیندها و وظایفی که برای بایگانی اسناد در روش سنتی انجام می‌شود، از جمله تحویل گرفتن و نظارت بر دریافت اسناد و مکاتباتی که باید بایگانی شوند، تشکیل پرونده برای بایگانی اسناد، شماره‌گذاری اسناد و مکاتباتی که باید بایگانی شوند، برگ شماری اسناد دریافت شده، ترمیم اسناد در معرض فرسودگی و امحاء اوراق و اسنادی که مدت زمان اعتبار آنها به پایین رسیده است.
روش سنتی بایگانی اسناد معمولاً در سازمان‌های بزرگ دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرد زیرا آنها ملزم به حفظ نسخه کاغذی اسناد خود هستند. با این حال، این روش به دلیل زمان‌بر بودن و نیاز به هزینه و نیروی انسانی زیاد، بهره‌وری کمی دارد. کاغذی بودن این روش نیز باعث آسیب‌پذیری و استهلاک بیشتر اسناد بایگانی شده نسبت به روش بایگانی دیجیتال می‌شود و جستجو در میان آنها و دسترسی سریع مدیران به آنها را نیز با مشکل مواجه می‌کند.
برخی از ابزارهایی که برای بایگانی اسناد به صورت کاغذی و به روش سنتی استفاده می‌شود نیز شامل زونکن، قفسه‌های بایگانی، پاکت اوراق، پوشه، کلیپ اسناد، پوشه آویز ... می‌شود. این ابزارها باید از استحکام و کیفیت بالایی برخوردار باشند و در برابر شرایط محیطی مانند رطوبت مقاومت داشته باشند.
روشی جدید برای بایگانی اسناد الکترونیک
برخلاف گذشته و در نتیجه پیشرفت تکنولوژی، روش سنتی بایگانی اسناد دیگر کارآمدی لازم را ندارد. روش جدید بایگانی اسناد در سازمان‌ها، بایگانی اسناد به صورت الکترونیکی و با استفاده از سیستم‌های کامپیوتری مانند DMS است. روش دیجیتالی بایگانی اسناد، هیچکدام از مشکلات، دردسرها و پیچیدگی‌های بایگانی سنتی را ندارد و به سازمان امکان می‌دهد تا بتوانند بدون نیاز به ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد با استفاده از زونکن‌ها و قرار دادن آنها در ردیف‌ها و قفسه‌های بزرگ بایگانی، بدون صرف هزینه و نیروی انسانی زیاد و بدون مصرف بالای کاغذ، اسناد خود را به صورت دیجیتالی ذخیره کنند.
برای انجام این کار کافیست تا از نرم‌افزارهای کامپیوتری مربوطه استفاده کنید تا تمامی کارها و فرآیند بایگانی اسناد توسط نرم‌افزار به صورت خودکار انجام شود. البته اگر اسناد مورد نظر شما کاغذی باشند، باید قبل از بایگانی، ابتدا آنها را با استفاده از یک دستگاه اسکنر به یک تصویر اسکن شده دیجیتالی تبدیل کنید. به این ترتیب خواهید توانست بدون نیاز به هزینه و فضای نگهداری زیاد از آنها مراقبت کنید.
همچنین، برخلاف روش سنتی بایگانی اسناد، در روش دیجیتال، بایگانی یک سند منوط به راکد شدن و خارج شدن آن از چرخه گردش کار در سازمان نیست و بایگانی بیشتر به عنوان ابزاری برای طبقه‌بندی موضوعی و ... اسناد و برچسب زدن بر آنها استفاده می‌شود. اسناد بایگانی شده به راحتی قابل دسترسی مجدد و به گردش انداخته شدن نیز دارند.
همانطور که گفتیم سیستم‌هایی که برای بایگانی دیجیتالی اسناد استفاده می‌شوند، سیستم‌های مدیریت مستندات یا DMS نام دارند. نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد یا همان DMS، ابزاریست که به شما اجازه می دهد اسناد سازمانی خود را به صورت دیجیتالی بایگانی و مدیریت کنید. شما همچنین می توانید به راحتی و به سرعت میان این اسناد جستجو کرده و حتی شروع و اجرای فرآیند بایگانی آنها را خودکارسازی کنید. این نرم افزارها قابلیت‌های متعدد دیگری برای نسخه‌بندی اسناد بایگانی شده، ویرایش آنها با نرم‌افزارهای دیگری مانند Microsoft Office و قابلیت کار گروهی و کامنت‌گذاری بر روی آنها را برای شما فراهم می‌کنند.
معرفی نرم‌افزار بایگانی اسناد فراگستر
تا اینجا با روش و راهکار مورد نیاز برای بایگانی کردن اسناد به صورت الکترونیکی آشنا شدید. اما انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت اسناد مناسب کار آسانی نیست. به همین خاطر در این قسمت یکی از بهترین نرم‌افزارهای بایگانی اسناد در ایران را به شما معرفی می‌کنیم. نرم‌افزار مدیریت اسناد یا نرم افزار DMS فراگستر یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر است که به شما امکان می‌دهد تا انواع اسناد و مکاتبات سازمانی خود را با سرعت بالا و تنها با چند کلیک بایگانی (آرشیو) کرده و سطح دسترسی کاربران به آنها را تعیین کنید. برخی از ویژگی‌های این نرم‌افزار شامل امکان تعریف چندین بایگانی، امکان درج چندین فایل در یک سند، امکان تعریف الگو و شماره‌گذاری خودکار اسناد، امکان تعریف کلیدواژه‌ها (تگ‌های) متنوع برای اسناد جهت یافتن سریع‌تر آنها اشاره کرد. این نرم افزار، ویژگی‌های مثبت بسیار دیگری نیز دارد که آنرا از رقبا متمایز می‌کند. در ادامه به تعدادی از این ویژگی‌ها می‌پردازیم:
1. داشتن نسخه موبایل و تحت‌وب بودن برای دسترسی بدون محدودیت زمانی و مکانی به سیستم
2. داشتن قابلیت بایگانی اسناد در نسخه‌های مختلف یا (Versioning) و در نتیجه "قابل ویرایش بودن" اسناد بایگانی شده
3. ایجاد و گردش فرم‌های خام مورد نظر برای بایگانی مستقیماً از داخل سیستم و سپس جمع‌آوری دیجیتالی و بایگانی آنها
4. امکان جستجو در متن مستندات ذخیره شده به صورت تصویری با قابلیت OCR فارسی و در نتیجه یافتن این اسناد بدون مشخصات ثبتی آنها
5. قابلیت ارسال دیجیتالی اسناد بایگانی شده به کارتابل سایر کارکنان در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر جهت اخذ تایید یا ارائه دسترسی اسناد به افراد
6. پشتیبانی از ایجاد و بایگانی مستقیم اسناد با فرمت‌های مختلف نرم‌افزار Office مایکروسافت از داخل نرم‌افزار DMS
7. قابلیت نویزگیری و اصلاح تصاویر اسکن شده اسناد و بهبود کیفیت و خوانایی آنها
8. قابلیت ارسال اسناد بایگانی شده برای درخواست‌کنندکان با فکس یا ایمیل
9. امکان قفل کردن اسناد هنکام ویرایش آنها توسط هر یک از کارکنان برای و آزادسازی برای پیشگیری از تداخل در تغییرات ایجاد شده توسط سایر کاربران
10. امکان طبقه‌بندی محرمانه اسناد به صورت دیجیتالی و تعیین سطوح دسترسی به آنها بر اساس واحد سازمانی یا جایگاه پرسنلی افراد
راهکارهای مدیریت مستندات یا DMS اصلی‌ترین ابزارها برای بایگانی الکترونیکی انواع اسناد سازمانی محسوب می‌شوند و با استفاده از آنها شما می‌توانید اسناد دیجیتالی را مستقیماً و اسناد کاغذی را پس از اسکن آنها فوراً بایگانی کنید. بنابراین روش بایگانی الکترونیکی اسناد در عمل بستگی به جنس سند اصلی دارد. با استفاده از راهکاری مانند اتوماسیون اداری فراگستر ، اگر سند مورد نظر شما در اصل دیجیتالی باشد، کافیست تا با چند کلیک آنها را در نرم‌افزار مدیریت مستندات خود بایگانی کنید. اما اگر سند در اصل کاغذی باشد برای اینکه بتوانید آن را به صورت دیجیتالی بایگانی کنید، باید ابتدا آن را با استفاده از یک اسکنر به فرمت دیجیتالی تبدیل کنید.
برای آشنایی بیشتر با نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد فراگستر می توانید از این صفحه (https://www.faragostar.net/automation/dms/ ) اطلاعات بیشتری دریافت کنید.
