مدارک لازم برای رزرو هتل؛ راهنما برای سفرهای داخلی و خارجی
- مجموعه: اخبار گوناگون
حالا بیایید قدمبهقدم ببینیم هرکدام از این مدارک چرا اهمیت دارند و چه زمانی از شما خواسته میشوند.
۱. شناسنامه
شناسنامه یکی از مدارک شناسایی اصلی برای سفرهای داخلی است. معمولاً در سفرهای خارجی، به شناسنامه نیازی نیست و پاسپورت جایگزین آن میشود. هتلهای ایرانی برای احراز هویت و تطبیق افراد، اصل شناسنامه و کارت ملی را درخواست میکنند. اگر شما بههمراه اعضای خانواده یا همسر خود هتل رزرو کردهاید، داشتن شناسنامه برای اثبات نسبت خانوادگی و محرمیت الزامی است. در بسیاری از هتلها، اگر مسافر شناسنامه ارائه نکند، پذیرش به تأخیر میافتد یا از پذیرش خودداری میشود.
۲. کارت ملی
کارت ملی در ایران مدرک رسمی هویتی معتبری به حساب میآید که همراهداشتن آن در هتلهای داخلی الزامی است. درواقع، کارشناس پذیرش در هتل ایرانی با استفاده از کارت ملی و شماره ملی و عکس روی کارت، هویت شما را تأیید میکند. اگر شناسنامه داشته، ولی کارت ملی نداشته باشید، در بعضی از هتلها پذیرش نمیشوید. به همین دلیل، همراهداشتن شناسنامه و کارت ملی را بهعنوان مهمترین مدارک مورد نیاز برای اقامت در هتل پیشنهاد میکنیم. معمولاً کارت ملی در سفرهای خارجی کاربردی ندارد؛ مگر اینکه هتل یا قوانین محلی بخواهند مدرکی از کشور مبدأ ارائه کنید.
۳. پاسپورت؛ اصلیترین مدرک برای رزرو هتل بینالمللی
پاسپورت یا گذرنامه مهمترین مدرک شما در سفرهای بینالمللی است. پاسپورت برای ورود به کشور مقصد، مهاجرت، کنترل مرزی و احراز هویت در مقصد به کارتان میآید. به همین دلیل، تمام خطوط هوایی و مقامهای مرزی مسافران بینالمللی را به داشتن پاسپورت معتبر ملزم میکنند.
بسیاری از هتلهای خارج از کشور هنگام چکاین از شما پاسپورت میخواهند تا نسخهای از آن را کپی یا اسکن کنند. علاوهبر این، برخی هتلها پیشاز ورود، از شما جزئیات پاسپورت ازجمله شماره و تاریخ انقضا را هنگام رزرو آنلاین یا تأییدیه هتل درخواست میکنند. ناگفته نماند که بسیاری از وبسایتهای رزرو هتل شماره پاسپورت را در مرحله رزرو اولیه از شما نمیخواهند. این نکته را مدنظر قرار دهید که پاسپورت شما باید اعتبار کافی (حداقل ۶ ماه) داشته باشد تا کشور مقصد آن را بپذیرد.
۴. ویزا
ویزای کشور مقصد مدرکی است که اجازه ورود شما به آن کشور را صادر میکند. در بسیاری از مقاصد، حتی اگر بدون ویزا هتل رزرو کرده باشید، نمیتوانید به کشور مقصد وارد شوید یا بهصورت قانونی اقامت کنید. در روند رزرو هتل در سفرهای خارجی هتل یا آژانس گردشگری از شما میخواهد که کپی ویزا را همراه ارسال یا هنگام چکاین ارائه کنید تا اطمینان پیدا کنند شما اجازه قانونی برای ورود دارید.
در برخی مواقع، ویزا بهعنوان مدرکی است که باید در هتل نگهداری شود و کپی آن را برای کنترلهای امنیتی محلی یا ارائه به مقامهای مهاجرتی تهیه کنید. این نکته را نیز در نظر بگیرید که بدون ویزای معتبر پذیرش در هتل رد میشود و مجبور خواهید شد آن کشور را ترک کنید.
۵. ووچر هتل؛ از جمله مدارک ضروری برای چکاین هتل
رزرو هتل یکی از مراحل مهم در برنامهریزی سفر است و ووچر هتل یکی از واژههایی است که در این حوزه به کار میرود. ووچر (Voucher) به زبان انگلیسی بهمعنای گواهی یا مدرک است و در صنعت گردشگری به مدرکی اطلاق میشود که تأییدکننده رزرو شما در هتل است. این مدارک برای رزرو هتل شامل اطلاعات مهمی نظیر نام مسافر، تاریخ ورودوخروج، نوع اتاق و رسید پرداخت هزینه است.
هنگام رزرو آنلاین یا ازطریق آژانس، ووچر هتل به شما داده میشود تا زمان ورود به هتل آن را نشان دهید. اغلب هتلها این مدرک را هنگام چکاین از مسافران مطالبه میکنند تا از تطابق رزرو با وضعیت واقعی مطمئن شوند. در سفرهای خارجی امکان دارد سفارت یا مقامهای مهاجرتی از شما بخواهند که ووچر هتل را ارائه دهید تا صدور ویزا را انجام دهند؛ زیرا بدون ووچر معتبر درخواست ورودتان به کشور خارجی رد میشود. اگر هنگام ورود به هتل ووچر ارائه ندهید، پذیرش شما به تأخیر میافتد یا مجبور میشوید قیمت اتاق را نقدی و بدون تخفیف پرداخت کنید.
۶. بلیط هواپیما
گاهی برای دریافت ویزا از سفارتخانه برخی کشورهای خارجی، نیازمند ووچر هتل و بلیط رفتوبرگشت هواپیما هستید. گرچه رزرو بلیط پرواز جزو الزامات در هنگام رزرو هتل خارجی به حساب نمیآید، اما اگر قصد دارید که مدارک لازم برای دریافت ویزا را ارائه کنید، نیاز دارید که همزمان با رزرو محل اقامت، بلیط سفر هوایی نیز خریداری کنید. علت آن است که در برخی از کشورهای خارجی، مقامهای مهاجرتی هنگام ورود از شما درخواست بلیط بازگشت یا ادامه سفر میکنند تا نشان دهید نیتتان اقامت موقت است. علاوهبر این، هتلهایی که خدمات ترانسفر یا هماهنگی ورود ارائه میدهند، از شما میخواهند که وضعیت پروازتان را اعلام کنید تا با تنظیم زمان ورود، شما را بهموقع به هتل برسانند.
برای اقامت در هتل چه مدارکی را باید همراه داشته باشیم؟
برای سفرهای داخل ایران، مدارک ضروری برای چکاین هتل عبارتاند از:
• کارت ملی: مدرک اصلی شناسایی برای ثبت مشخصات مسافر
• شناسنامه: در سفر خانوادگی یا برای اثبات نسبت و محرمیت
• کارت شناسایی همراهان: اگر همراه دارید، مدارک همه اعضای خانواده لازم است
• واچر (تاییدیه رزرو هتل): رسید رزرو که از وبسایت یا آژانس دریافت کردهاید
• کارت بانکی یا رسید پرداخت: برای تسویه یا تأیید پیشپرداخت
اگر زوج هستید، بهتر است عقدنامه یا صیغهنامه رسمی را نیز همراه داشته باشید. همچنین برای سفرهای بینالمللی و خارج از ایران، مدارک ضروری برای چکاین هتل عبارتاند از:
• پاسپورت (گذرنامه): مدرک اصلی برای احراز هویت و ورود به کشور مقصد
• ویزا (درصورت نیاز): مجوز ورود به کشور مقصد
• ووچر هتل (Hotel Voucher): گواهی رسمی رزرو اتاق
• بلیط هواپیما (رفتوبرگشت): برای تأیید تاریخ ورودوخروج
• کپی مدارک مهم (پاسپورت و ویزا و ووچر): نسخه چاپی یا دیجیتال برای مواقع اضطراری
قوانین و الزامات رزرو هتل
هتلها یا مقررات داخلی کشور الزامات معینی درباره مدارک و شرایط پذیرش وضع کردهاند. در ادامه، ۱۰ قانون رایج در هتلهای ایرانی را ذکر کردهایم:
• برای رزرو مستقل اتاق معمولاً باید حداقل ۱۸ سال داشته باشید.
• ارائه مدارک هویتی اصلی ازجمله کارت ملی یا شناسنامه در پذیرش الزامی است.
• برای اقامت زوجین، اثبات محرمیت با مدارک عقدنامه یا صیغهنامه معتبر الزامی است.
• اگر عقد موقت باشد، در برخی هتلها فقط صیغهنامه رسمی با مهر برجسته پذیرش میشود.
• زوجهایی که محرم نیستند، نمیتوانند در یک اتاق اقامت کنند.
• ممکن است به تعداد شبهای اقامتتان، پیشپرداخت یا تضمین بانکی ارائه کنید.
• معمولاً هزینه اقامت کودکان کوچکتر از ۲ سال در هتل رایگان است و برای کودکان ۲ تا ۱۲ سال، نیمبها محاسبه میشود.
• معمولاً ساعت تحویل اتاق در هتل بعداز ساعت ۱۴ و تحویل اتاق یا چکاوت تقریباً تا ساعت ۱۲ است.
• اگر بخواهید زودتر وارد هتل شوید یا دیرتر اتاق را تحویل دهید، امکان دارد هزینه اضافی بهازای نیم شب یا کل شب را از شما دریافت کنند.
• قبل از پذیرش، هتلها کپی کارت ملی را برای ذخیره سوابق مسافران از شما تحویل میگیرند.
کپی از مدارک لازم برای رزرو هتل
علاوهبر اصل مدارک، بسیاری از هتلها درخواست میکنند که نسخههای کپی چاپی یا دیجیتال از مدارک هویتی را ارائه دهید. این کپیها برای آرشیو و ثبت در سیستم هتل نگهداری و در مواقع پیگیری یا کنترل قانونی استفاده میشوند. در برخی از کشورهای خارجی نیز، هتلها اسکن یا کپی پاسپورت شما را میگیرند تا در پرونده شما ثبت کنند. این کار را معمولاً در زمان چکاین انجام میدهند. پیشنهاد میکنیم که نسخه دیجیتال را در قالبهای عکس یا اسکن در تلفنهمراه یا ایمیل و چند نسخه چاپی از مدارک را همیشه همراه خود داشته باشید تا درصورت بروز مشکل، بتوانید سریع آن را نشان دهید.
جمعبندی
داشتن مدارک صحیح و آماده هنگام ورود به هتل نهتنها روند پذیرش را سرعت میبخشد؛ بلکه از بروز تنش یا رد ورود جلوگیری میکند. در سفرهای خارجی، تأخیر در ارائه پاسپورت یا ویزا میتواند باعث محدودیت در ورود به کشور یا فراهمنبودن امکان چکاین شود. همیشه پیشاز سفر با هتل مدنظر تماس بگیرید و مطمئن شوید چه مدارکی مورد نیاز است و شرایط خاصی مانند محرمیت و سن قانونی یا پیشپرداخت دارند یا خیر.
