دستگاه فکس چیست؟ هنگام خرید فکس به چه نکاتی توجه کنیم؟

مجموعه: متفرقه اينترنت و كامپيوتر

فکس چیست 

راهنمای انتخاب و خرید دستگاه فکس 

دگرگونی تکنولوژی در عصر ارتباطات قادر است در گذر زمان ، هر اختراع و دستگاهی را که  روزی جدید و فوق العاده به نظر میرسید از یادها ببرد، اما فکس با وجود تمام تغییر شکل ها در تکنولوژی به دلیل منحصر به فرد بودن همانطور با پرجا مانده است. در این مقاله سعی خواهیم کرد شما را برای خرید یک دستگاه فکس خوب راهنمایی نماییم.

فکس چیست؟ 

فکس وسیله ای جهت انتقال اطلاعات به صورت کتبی و از طریق خط تلفن میباشد. فکس ، دورنگار ، پست تصویری ، نمابر ، همه اسامی این وسیله ارتباطی هستند که تصویر مدارک را به شخص دیگر مخابره می کنند.

شیوه کار این دستگاه به این صورت است که ، دستگاه فکس اطلاعات کاغذ را اسکن گرفته و اطلاعات بر روی خطوط مخابراتی به دستگاه دیگر منتقل شده و در دستگاه فکس مقصد ازاطلاعات پرینت گرفته میشود. فکسها اطلاعات زیادی را در مدت زمان کم و با کمترین تاخیر به مقصد میرسانند. انواع فکس عبارتند از:

• نوع لیزری 

• کاربنی 

• حرارتی   

ویژگی های انواع مدل های فکس 

• فکس حرارتی : این فکسها ارزانترین دستگاههای فکس موجود در بازار هستند که همانطور که از نامشان پیداست اطلاعات به صورت حرارتی روی کاغذ رولی و خاص چاپ میشود. مزایای فکس حرارتی شامل ارزان بودن نسبت به نوع های دیگر، هزینه مصرفی پایین و عدم احتیاج به کارتریج است.

معایب فکس حرارتی عبارتند از:

- سرعت و کیفیت اطلاعات دریافتی بسیار پایین است. 

- فاکس دریافت شده به مرور زمان کم رنگ و پاک میشود.

- در صورت نیاز از فکس دریافتی باید کپی تهیه شود.

• فکس لیزری : از فکسهای لیزری در شرکتهای بزرگ و یا محل هایی که ارسال و دریافت فکس در آنها زیاد است استفاده میشود.در این نوع دستگاه برای چاپ از درام و تونر استفاده میشود. از مزایای فکسهای لیزری می توان به کیفیت بالا ،قابلیت تلفکس ،برخورداری از دفترچه تلفن ،قابلیت وصل شدن به کامپیوتر،داشتن حالت پیغام گیر ، قابلیت پرینتر داشتن ، سرعت بالای ارسال اشاره کرد.

دستگاه فکس لیزری

• دستگاه فکس کاربنی: از این دستگاهها در شرکتها و محل های کاری که اسناد دریافت و ارسالشان کم است استفاده میشود. در این مدل فکس ها از کاغذ A4 و برای چاپ اطلاعات از کاربن مخصوص استفاده میشود.

از مزایای فکس های کاربنی می توان به برخورداری از قابلیت اتصال به کامپیوتر ،برخورداری از حالت منشی تلفنی ،قابلیت ضبط پیغام در حافظه ،برخورداری از گوشی تلفن جانبی ، در بعضی از مدلها قابلیت وصل به کامپیوتر اشاره نمود.

این فکس ها برای حجم زیاد دریافت فکس از لحاظ مالی به جهت هزینه مواد مصرفی بالاو نگهداری مقرون به صرفه نیستند.

مزایای استفاده از دستگاه فکس

هر شرکت با توجه به نیاز خود ، یکی از انواع فکس ها را انتخاب می نماید. مثلا شرکت های کوچک می توانند از فکس حرارتی استفاده کنند و برای شرکت های بزرگ فکس لیزری مناسب تر می باشد زیرا سرعت بالایی دارد. از مزایای استفاده از فکس می توان به موارد زیر اشاره کرد.

- ارسال سریع و مناسب اسناد فیزیکی 

- هزینه پایین نگهداری 

- با داشتن ابعاد کوچک و کم جا برای محیط هایی که  محدودیت فضا دارند مناسب است.

- عدم نیاز به چاپ اسناد( البته در بعضی از نمونه ها) 

- راحتی در استفاده برای هر کاربری

- قابلیت اطمینان و امنیت بالا جهت ارسال و دریافت اسناد

کاربردهای دستگاه فکس 

 - در سازمانها و شرکتها و بیشتر مجموعه های اداری

- فروشگاهها ، مغازه ها و انبارها

- آموزشگاها و دانشگاهها و مدارس

- بانک ها و موسسات

- در دفاتری که به صورت سنتی اداره میشود و میخواهند ارتباط ارزان داشته باشند.

- در مکانهایی که سیستم اینترنت در آن مکان ضعیف میباشد و یا اینترنت وجود ندارد.

کاربردهای دستگاه فکس

راهنمای خرید دستگاه فکس 

اولین و اصلی ترین موضوع در مورد استفاده از دستگاه فکس ، شناخت ویژگی های کلی آن است. هنگام خرید فاکس به این موارد توجه کنید:

• سایز و نوع کاغذ ورودی 

با توجه به اینکه اولین و اصلی ترین موضوع در مورد دستگاه فکس ، سایز کاغذ میباشد پس در هنگام خرید به سایز و نمونه کاغذی که در دستگاه استفاده میشود توجه کنید.

نوع کاغذ ها در دستگاه فکس به صورت رولی ، کاغذ با ابعاد مختلف و کاغذ A4  است. دستگاههایی که در آنها از کاغذها با ابعاد خاص استفاده میشود کاربردهای خاصی دارند. دستگاههای که در آنها از کاغذهای A4 استفاده میشوند کاربردی تر و رایج تر هستند.

• قابلیت کپی کردن 

اگر در شرکت یا اداره شما احتیاج به فکس و دستگاه کپی دارید میتوانید دستگاه فکسی را انتخاب کنید که قابلیت کپی کردن را نیز داشته باشد. با این روش میتوانید در بودجه شرکت  یا اداره صرفه جویی کنید. کیفیت کپی کردن در نوع دستگاه فکس متفاوت است. در بعضی از دستگاهای فکس ، یک قابلیت به نام فلت است که میتوانند از روی کتاب و یا شناسنامه نیز کپی تهیه کنند و یا فایل کپی شده را به صورت مستقیم به شماره خاص ارسال کنند.

• قابلیت اسکنر

برخی از نمونه های فکس قابلیت انجام اسکنر را دارند. از این قابلیت در دستگاه فکس زمانی میتوانید استفاده کنید که دستگاه فکس به کامپیوتر متصل باشد. اسکن دستگاه با توجه به مدل دستگاه خریداری شده به صورت رنگی یا سیاه سفید میباشد. 

• قابلیت اتصال به پرینتر

در صورت نیاز و داشتن بودجه لازم ، دستگاهی را انتخاب کنید که قابلیت اتصال به پرینتر را داشته باشد. این سری از دستگاههای فکس کاربرد زیادی در شرکت ها دارند.

• قابلیت اتصال به کامپیوتر 

تمام دستگاه های فکس از نظر سخت افزاری و نرم افزاری این قابلیت را دارند که به کامپیوتر متصل شوند. اتصال به سیستم کامپیوتری جهت بهره مندی از دیگر قابلیت های یک دستگاه فکس ضروری است.در این صورت می توانید به راحتی فایل ها ی ارسالی را با کامپیوتر دریافت نمایید.

برخی از فکس ها قابلیت اتصال به کامپیوتر را دارند

• قابلیت اتصال با تاخیر

 تنوع در دستگاه های ارتباطی از جمله فکس زیاد میباشد.  قابلیت اتصال با تاخیر نیز یکی از آن تنوعها است. با داشتن این قابلیت ، زمانی که امکان اتصال به دستگاه مقصد وجود ندارد و یا کاغذ پرینت تمام شده است دستگاه میتواند  به صورت هوشمندانه پس از پایان نقص بوجود آمده ، پیامها و اطلاعات را به درستی و بدون نقص بفرستد.

• قابلیت پیغام گیر

دستگاههای فکس مانند بعضی از انواع تلفنها قادر به گرفتن پیغام یا همان منشی تلفنی هستند که شما میتوانید در صورت لزوم هنگام خرید به این گزینه هم دقت داشته باشید. 

لازم به یادآوری است که شما وقتی میتوانید پیام را از دستگاه مبدا دریافت کنید که گزینه AUTO FAX را روی دستگاه فکس خود هنگام خارج شدن از شرکت یا محل کار و یا زمانی که فرصت جواب دادن به پیامها را ندارید، فعال کنید.

• قابلیت مسدود کردن دریافت

بعضی از انواع دستگاهای فکس این قابلیت را دارند که دریافت فکس را از شخصی یا شرکت و یا اداره ای  مسدود کنند و دستگاه مبدا نتواند برای شما فکسی ارسال کند. در صورت نیاز میتوانید هنگام خرید به این گزینه هم توجه داشته باشید.

• قابلیت ارسال سربرگ 

دستگاه فکس باید قادر باشد برای شخصی سازی اسناد، امکان تعریف لگو را برای دستگاه به شخص استفاده کننده بدهد. پس اگر برای شرکت یا سازمانی قصد خرید دارید به این قابلیت توجه نمایید.

• گوشی تلفن 

دستگاه فکس در انواع مختلفی تولید میشوند که داشتن گوشی تلفن هم یکی از آن گزینه هاست . اگر شما به گوشی تلفن بیشتری برای محل کار خود احتیاج دارید میتوانید هنگام خرید دستگاه ، فکسی را انتخاب کنید که گوشی تلفن نیز داشته باشد.

• دفترچه تلفن 

داشتن دفترچه تلفن در دستگاه فکس و ظرفیت ذخیره سازی شماره ها یکی از ویژگی های فکسها میباشد. داشتن حافظه دفترچه تلفن که به شما در یافتن شماره موردنظر کمک کند یکی از بهترین انتخاب ها در هنگام خرید دستگاه میباشد.

برخی از فکس ها قابلیت ذخیره سازی داده دارند

• حافظه دریافت 

زمانهایی  که شما در شرکت نیستید و یا به دلیل مشغله زیاد فرصت سر زدن به دستگاه فکس را ندارید بنابراین بهتر است دستگاه مکانی برای ذخیره این اطلاعات وارد شده، داشته باشد . داشتن حافظه دریافت یکی از همان گزینه هایی است که هنگام خرید دستگاه باید به آن توجه داشته باشید.

• سرعت فکس 

سرعت فکس یکی از اصلی ترین مواردی است که  هنگام خرید فکس از آن نام برده میشود .البته سرعت فکس به سرعت مودم داخلی نیز بستگی دارد. البته ناگفته نماند که سرعت فکس لیزری بهتر از انواع دیگر می باشد.

• قیمت مناسب 

با توجه به انواع مختلف قابلیت ها در دستگاههای فکس به طبع قیمتها هم متفاوت است ولی نکته قابل توجه این است که قیمت دستگاه انتخاب شده با گزینه های انتخابی مطابقت داشته باشد. پس در هنگام خرید به موارد انتخابی و قیمت ، دقت لازم را داشته باشید.

گردآوری: بخش کامپیوتر و اینترنت بیتوته