نگهبان اسرار سازمان؛ معرفی شغل مسئول بایگانی

مجموعه: اطلاعات مشاغل

مسئول بایگانی اسناد را ثبت، کدگذاری و دسته‌بندی می‌کند

مسئول بایگانی: نگهبان حافظه سازمان در عصر دیجیتال

در هر سازمان، اداره، شرکت، دانشگاه، بیمارستان یا حتی مدرسه، حجم زیادی از اسناد، مدارک، قراردادها، مکاتبات، پرونده‌های پرسنلی و اطلاعات حساس تولید می‌شود. اگر این اسناد به‌صورت منظم نگهداری، دسته‌بندی و در زمان نیاز سریع پیدا نشوند، سازمان با مشکلات جدی مدیریتی، حقوقی و مالی روبه‌رو می‌شود. اینجا دقیقاً جایی است که شغل مسئول بایگانی (یا کارشناس ارشد بایگانی / آرشیویست سازمانی) اهمیت پیدا می‌کند.

مسئول بایگانی باید بسیار منظم و دقیق باشد

مسئول بایگانی کیست؟

مسئول بایگانی فردی است که مسئولیت کامل نگهداری، سازمان‌دهی، حفاظت و بازیابی سریع اسناد و مدارک یک سازمان را بر عهده دارد. این شغل ترکیبی از مهارت‌های اداری، دانش آرشیوی، دقت بالا و تسلط بر فناوری‌های نوین است.

در ایران این عنوان شغلی معمولاً با نام‌های زیر شناخته می‌شود:

• مسئول بایگانی

• کارشناس بایگانی

• مسئول واحد اسناد و آرشیو

• کارشناس آرشیو و مدارک

• آرشیویست سازمانی

انواع بایگانی که مسئول آن را مدیریت می‌کند

• بایگانی جاری: اسنادی که روزانه یا هفتگی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

• بایگانی نیمه‌جاری: اسنادی که گاهی نیاز به مراجعه دارند.

• بایگانی راکد: اسنادی که دیگر استفاده روزمره ندارند اما باید طبق قانون نگهداری شوند.

• بایگانی دیجیتال: نسخه‌های الکترونیکی اسناد در سامانه‌های اتوماسیون اداری و آرشیو دیجیتال.

مسئول بایگانی اسناد راکد را به موقع امحا یا منتقل می‌کند

وظایف اصلی مسئول بایگانی

• دریافت مکاتبات از دبیرخانه و ثبت در دفتر اندیکاتور و نرم‌افزار

• شماره‌گذاری، کدگذاری، دسته‌بندی و تشکیل پرونده

• نگهداری فیزیکی اسناد در زونکن، قفسه و اتاق بایگانی با شرایط استاندارد

• ثبت و آرشیو دیجیتال اسناد در سامانه‌های اتوماسیون (مکاتبات، سپهر، چارگون، فراگستر و…)

• جستجو و ارائه سریع اسناد درخواستی مدیران و کارکنان

• انتقال اسناد راکد به بایگانی راکد و در نهایت امحای قانونی پس از انقضای مدت نگهداری

• نظارت بر ورود و خروج اسناد و رعایت محرمانگی

• تهیه گزارش‌های آماری دوره‌ای از وضعیت اسناد

• همکاری با بازرسان دیوان محاسبات، سازمان بازرسی و حسابرسی داخلی

• آموزش کارکنان در زمینه ثبت صحیح و ارسال به بایگانی

• نظارت بر شرایط محیطی اتاق بایگانی (دما، رطوبت، امنیت)

شرایط احراز شغل در ایران

تحصیلات

• حداقل کارشناسی در یکی از رشته‌های زیر:

• علم اطلاعات و دانش‌شناسی (کتابداری و اطلاع‌رسانی)

• مدیریت (دولتی، بازرگانی، صنعتی)

• آرشیو شناسی

• حقوق، حسابداری، مدیریت اجرایی

• کارشناسی ارشد آرشیو یا مدیریت اسناد امتیاز بسیار بالایی دارد.

تجربه کاری

• دولتی: حداقل ۲ تا ۵ سال سابقه مرتبط (طبق طرح طبقه‌بندی مشاغل)

• خصوصی: ۲ تا ۷ سال بسته به اندازه شرکت

مهارت‌های ضروری 

• تسلط کامل به مهارت‌های هفت‌گانه ICDL

• آشنایی عملی با حداقل یک سامانه اتوماسیون اداری ایرانی

• آشنایی با قانون «مدیریت خدمات کشوری»، «قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات» و آیین‌نامه‌های آرشیو ملی ایران

• دقت و نظم بسیار بالا

• رعایت اصل محرمانگی و امانت‌داری

• توانایی کار تیمی و ارتباط مؤثر

مهارت‌های مزیت‌دار (آینده‌دار)

• آشنایی با استاندارد ISO 15489 (مدیریت اسناد)

• تجربه کار با سامانه‌های آرشیو دیجیتال (ArchivesSpace، AtoM و…)

• دانش دیجیتال‌سازی و متادیتا

• آشنایی با هوش مصنوعی در مدیریت اسناد

مسئول بایگانی جستجوی سریع اسناد را تضمین می‌کند

مزایای شغلی مسئول بایگانی

• ثبات شغلی بالا (به‌ویژه در بخش دولتی)

• امکان ارتقا به سمت‌هایی مانند رئیس دفتر، کارشناس ارشد اسناد، مدیر اتوماسیون اداری

• ساعت کاری اداری منظم

• امکان دورکاری جزئی در سازمان‌های پیشرو

چالش‌های شغل 

• حجم بالای کار در زمان‌های پیک (مثل پایان سال مالی)

• مسئولیت سنگین در قبال اسناد محرمانه

• نیاز به دقت ۱۰۰٪ (یک اشتباه می‌تواند عواقب حقوقی داشته باشد)

• در برخی سازمان‌ها هنوز نگاه سنتی به این شغل وجود دارد و به‌عنوان کار «ساده دفتری» دیده می‌شود.

مسئول بایگانی آینده شغلی مطمئن و پایداری دارد

سوالات متداول 

1. تفاوت «مسئول بایگانی» با «کارشناس آرشیو» یا «آرشیویست» چیست؟ 

مسئول بایگانی: عنوان رایج در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های ایرانی؛ بیشتر تمرکز روی امور اجرایی و روزمره.

آرشیویست/کارشناس آرشیو: عنوان حرفه‌ای‌تر، معمولاً دارای مدرک ارشد آرشیو یا علم اطلاعات، و بیشتر در آرشیو ملی، موزه‌ها و شرکت‌های بزرگ بین‌المللی استفاده می‌شود.

2. آیا برای مسئول بایگانی حتماً باید مدرک کتابداری داشت؟

خیر، ولی اولویت اول با فارغ‌التحصیلان علم اطلاعات و دانش‌شناسی است. در بخش خصوصی مدیریت، حقوق و حتی حسابداری هم پذیرفته می‌شود.

3. آیا این شغل در آینده حذف می‌شود چون همه چیز دیجیتال شده؟

برعکس! با دیجیتالی شدن، نیاز به «متخصص مدیریت اسناد دیجیتال» بیشتر شده است. فقط شکل کار از فیزیکی به دیجیتال تغییر کرده.

4. خانم‌ها می‌توانند مسئول بایگانی شوند؟

بله، بیش از ۶۰٪ شاغلان این حوزه در ایران خانم هستند.

5. آیا این شغل مناسب دورکاری است؟

در سازمان‌های پیشرفته و با سامانه اتوماسیون قوی، تا ۵۰–۷۰٪ کار قابل دورکاری است.

6. سخت‌ترین بخش این شغل چیست؟ 

دقت ۱۰۰٪ (یک سند گم‌شده ممکن است میلیون‌ها تومان خسارت بزند)

تحمل فشار مدیران برای «فوری پیدا کردن» یک کاغذ قدیمی

7. آیا مسئول بایگانی می‌تواند رئیس شود؟

بله، بسیاری از مدیران اداری، مدیران دفتر مدیرعامل و حتی مدیران منابع انسانی سابقاً مسئول بایگانی بوده‌اند.

جمع‌بندی

مسئول بایگانی دیگر فقط کسی نیست که اسناد را در قفسه بچیند؛ او امروز نگهبان حافظه سازمانی و یکی از مهم‌ترین حلقه‌های زنجیره مدیریت اطلاعات است. سازمانی که واحد بایگانی قوی و حرفه‌ای داشته باشد، در تصمیم‌گیری سریع‌تر، در دعاوی حقوقی موفق‌تر و در حسابرسی‌ها آرام‌تر خواهد بود. اگر دانشجوی رشته کتابداری، مدیریت یا حقوق هستید، یا در حال حاضر در بخش اداری کار می‌کنید، سرمایه‌گذاری روی مهارت‌های آرشیو و اتوماسیون اداری یکی از هوشمندانه‌ترین انتخاب‌های شغلی دهه آینده خواهد بود.

گردآوری:بخش دانش کسب و کار بیتوته